AI לניהול ידע ארגוני
עובדים מקבלים תשובות על כל שאלה בתוך שניות
בארגונים רבים הידע הארגוני מפוזר בין מאות מסמכים, נהלים, פרוטוקולים ותיקיות שונות, ועובדים מבזבזים זמן רב בחיפוש אחר מידע רלוונטי או פונים לעמיתים במקום לאתרו בעצמם. אנו בונים ומפעילים מערכת ניהול ידע ארגוני מבוססת AI שמחברת את מאגר המסמכים הפנימי ליכולת חיפוש ושאילת שאלות בשפה טבעית.
Microsoft Azure
Amazon Web Services
Google Cloud
IBM Cloud
Oracle Cloud- גמישות מלאה באפשרויות התקנה, איננו שותפים מסחריים של ספקי תוכנה
למי מתאים הפתרון
הפתרון מתאים לארגונים שבהם:
- עובדים מבזבזים זמן משמעותי בחיפוש אחר מידע פנימי.
- הידע הארגוני מפוזר בין מאות מסמכים, תיקיות ומערכות שונות.
- עובדים חדשים נדרשים לתקופת הכשרה ארוכה עד שהם מייצרים ערך אמיתי לארגון.
- צוותי שירות לקוחות או תפעול מסתמכים על אנשי מפתח ספציפיים לתשובות.
- קיים ידע ארגוני מצטבר אך אין ממשק מסודר לגישה אליו.
הפתרון: מערכת ניהול ידע ארגוני מבוססת AI
מערכת שמחברת את מאגרי המסמכים הארגוניים הקיימים לממשק שאילתה בשפה טבעית. העובד מקליד שאלה בשפה טבעית, והמערכת מאתרת את הקטעים הרלוונטיים ממסמכים פנימיים ומחזירה תשובה מנוסחת עם הפניה למקור המדויק בדומה לממשקי LLM כדוגמת chatGPT ודומיו. המערכת מתממשקת למאגרי המסמכים הקיימים בארגון, לרבות תיקיות שיתופיות, מערכות ניהול תוכן ורשומות תפעוליות. הגדרות הגישה נשמרות בהתאם להרשאות המשתמש, כך שכל עובד רואה אך ורק את המידע שמותר לו לצפות בו.
מתחברים למערכות שכבר קיימות בארגון
הפתרונות שלנו כוללים אינטגרציה למערכות הנפוצות בשוק, וגם לכל מערכת נוספת לפי הצורך
שלבים בפרוייקט, מאפיון עד להפעלה מלאה
-
שלב 1 - מיפוי מאגרי הידע וארכיטקטורת הפתרון
אנו מזהים את מאגרי המסמכים הקיימים, מבינים את מבנה ההרשאות ואת דפוסי השימוש של העובדים. בשלב זה מוגדרת ארכיטקטורת המערכת כולל אופן הגישה למסמכים, מבנה הנתונים, ומדיניות אבטחת מידע.
-
שלב 2 - עיבוד המסמכים ובניית מאגר הידע
אנו מעבדים את מאגר המסמכים הארגוני ומבנים אותו לצורך חיפוש סמנטי מדויק. בשלב זה מוגדרים גם כללי רענון אוטומטי כאשר מסמכים מתעדכנים.
-
שלב 3 - בניית ממשק השאילתה וסביבת הבדיקות
מוקם ממשק שאילתה בשפה טבעית, מותאם לשפה ולמינוח הפנים-ארגוני הספציפי. מתבצע פיילוט מול קבוצת משתמשים מוגדרת, שאלות נבדקות, ואיכות התשובות מכוילת לפני השקה מלאה.
-
שלב 4 - ניהול שוטף ודיווח
לאחר ההשקה אנו מנטרים את המערכת באופן שוטף, מטפלים בחריגות באיכות התשובות, ומעדכנים את מאגר הידע בהתאם לשינויים במסמכים. הלקוח מקבל דשבורד תפעולי ודיווח תקופתי על נפח השאילתות, שיעור ההצלחה ומגמות השימוש.
תוצאות תפעוליות: מה מושג עם ניהול ידע ארגוני מבוסס AI
- זמן איתור מידע פנימי יורד מדקות ארוכות לתשובה תוך 10 שניות בממוצע.
- הפחתה משמעותית בפניות פנים-ארגוניות שחוזרות על אותן שאלות.
- עובדים חדשים מגיעים לרמת פרודוקטיביות מלאה תוך שבועות ולא חודשים.
- אחידות בתשובות שניתנות ללקוחות ולשותפים, ללא תלות בניסיון של העובד הספציפי.
- נגישות מלאה לידע ארגוני היסטורי שעד כה היה קבור בתיקיות ולא מנוצל.
מה כלול בשירות השוטף
- ניטור שוטף של איכות התשובות והתראה על חריגות, כולל מקרים שבהם המערכת אינה מוצאת תשובה מספקת.
- עדכון אוטומטי וידני של מאגר הידע בעת שינוי מסמכים, נהלים או תכני ידע חדשים.
- דשבורד תפעולי בזמן אמת: נפח שאילתות, שאלות חוזרות, שיעורי הצלחה ואזורים שדורשים שיפור.
- דיווח תקופתי למנהלים על ביצועי המערכת ועל מגמות שימוש שמשפיעות על החלטות תפעוליות.
שאלות נפוצות
-
כמה זמן לוקח להטמיע מערכת ניהול ידע ארגוני?
בדרך כלל תהליך הבנייה וההשקה נמשך בין 4-8 שבועות, תלוי בהיקף מאגר המסמכים ובמורכבות מבנה ההרשאות. אנו מתחילים בפיילוט מול קבוצה מוגדרת של משתמשים לפני פריסה מלאה.
-
האם המערכת עובדת עם מסמכים בעברית?
כן. המערכת מתוכננת לטפל במסמכים בעברית ובשאילתות בעברית כחלק ממהלך הבנייה הסטנדרטי. במקרים של ארגונים עם תיעוד מעורב בעברית ובאנגלית, שתי השפות נתמכות בו-זמנית.
-
מה קורה אם עובד מקבל תשובה שגויה מהמערכת?
כל תשובה כוללת הפניה למסמך המקור כך שהעובד יכול לאמת את המידע בעצמו. מנגנון הניטור השוטף שאנו מפעילים מזהה דפוסי שאלות שבהן המערכת מחזירה תוצאות חלשות, ואנו מטפלים בהם כחלק מהשירות השוטף.
-
מה כלול בשירות השוטף לאחר ההשקה?
לאחר ההשקה אנו ממשיכים לנהל את המערכת במלואה: ניטור שוטף, עדכון מאגר הידע, טיפול בחריגות, ודשבורד תפעולי בזמן אמת. הלקוח מקבל גם דיווח תקופתי על ביצועים ומגמות שימוש.
רוצים לשמוע עוד על מערכת ידע ארגונית מבוססת AI?
בשיחת הכירות קצרה נמפה יחד את מאגרי הידע הקיימים, נבין את דפוסי השימוש של העובדים ונעריך מה ניתן להשיג ובאיזה מסגרת זמנים. בסיום השיחה תקבלו הערכה ראשונית של הפתרון המתאים ומה כרוך בהטמעתו.
שירותים נוספים במאגרי ידע וחיפוש
תרחישי שימוש נבחרים
מחלקות שירות לקוחות בארגונים מתמודדות עם כמויות גדולות של פניות נכנסות, ניתוב ידני בין נציגים, ומעקב לא עקבי אחר סטטוס טיפול. אנו מתכננים, בונים ומפעילים תהליך אוטומטי שמנהל את שלבי הפניות מקצה לקצה כולל ניטור שוטף ודיווח תפעולי.
אוטומציה למחלקות בארגוןבארגונים רבים מערכות האוטומציה פועלות ללא ניטור שוטף, ותקלות מתגלות רק לאחר שנגרם נזק תפעולי של ממש. אנו בונים ומפעילים שכבת ניטור מבנית המחוברת לתהליכי האוטומציה שלכם, ומספקים תמונת מצב תפעולית שוטפת לצוות הניהול.
ניהול ובקרת מערכות אוטומציהמחלקות שירות לקוחות בארגונים מתמודדות עם נפח פניות גבוה, זמני תגובה ארוכים ועומס על נציגים בנושאים שחוזרים על עצמם. אנו מתכננים, בונים ומפעילים סוכן AI שמטפל בפניות נכנסות על פי לוגיקה תפעולית מוגדרת, ומאפשר לצוות להתמקד בנושאים המורכבים.
סוכני AI לתהליכים ארגונייםבארגונים שמקבלים עשרות עד מאות חשבוניות ספקים בחודש, הקלט הידני לוקח זמן, מייצר טעויות ומאט את תהליכי האישור והתשלום. אנו בונים ומפעילים מערכת לעיבוד חשבוניות ספקים בעזרת AI שמחלצת נתונים, מאמתת אותם מול הזמנות הרכש ומעדכנת את המערכות הפיננסיות הקיימות ללא מגע יד אדם בתהליך הרגיל.
ניתוח מסמכים בעזרת AIארגונים רבים מתקשים להתחיל עם AI, בגלל חוסר בהירות בתהליך השלם עד להפעלה מלאה ובחישוב ערך צפוי. תהליך המיפוי מספק תמונה מלאה ומבוססת של הזדמנויות ה-AI בארגון, עם סדרי עדיפויות ברורים ותוכנית עבודה ישימה.
הטמעת בינה מלאכותית בארגוניםכאשר ההנהלה תלויה בדוחות אקסל שמגיעים פעם בשבוע, החלטות מתקבלות על בסיס נתונים ישנים ולעתים סותרים בין מחלקות. אנו בונים דשבורד ניהולי מותאם לארגון שלכם, מחברים אותו למקורות הנתונים הקיימים, ומפעילים אותו לאורך זמן כדי שהמידע יהיה תמיד זמין, עדכני ומהימן.
BI ובניית דשבורדים בהתאמה לארגון