עיבוד חשבוניות ספקים בעזרת AI

• ארגונים המקבלים 50 חשבוניות ספקים ומעלה בחודש ומעבדים אותן ידנית.
• מחלקות כספים שמבזבזות זמן עובד על קלט נתונים חוזר במקום על בקרה ואנליזה.
• ארגונים שנתקלים בחוסר התאמה תדיר בין חשבוניות לרכש ונדרשים לטפל בחריגות ידנית.
• חברות עם ERP או מערכת פיננסית קיימת שרוצות להזין נתונים אליה אוטומטית.
• ארגונים שניסו פתרונות OCR פשוטים ומצאו שהם אינם מספיקים לפורמטים מגוונים.

המערכת מקבלת חשבוניות ספקים מכל ערוץ קיים: דואר אלקטרוני, תיקיית רשת, פורטל ספקים. בשלב הראשון מתבצע חילוץ מבני של שדות המפתח: ספק, מספר חשבונית, תאריך, סכום, מע"מ, שורות פריט.

בשלב השני מתבצעת אימות אוטומטי מול הזמנות הרכש המקבילות בדיקת התאמת סכומים, פריטים ותנאי תשלום. חשבוניות תקינות מועברות לרישום ישיר במערכת הפיננסית; חשבוניות עם חריגה מופנות לתור בקרה אנושית עם פירוט הסטייה. כל שלב מתועד, ניתן לביקורת ומדווח בדשבורד תפעולי. המערכת מתממשקת למערכות ה-ERP והפיננסיות הקיימות בארגון ואינה מחייבת החלפתן.

• שלב 1 - מיפוי ואפיון התהליך הקיים

  אנו מנתחים את זרימת החשבוניות הנוכחית: מקורות קבלה, פורמטים קיימים, שדות נדרשים ותהליך האישור הנוכחי. בשלב זה מוגדרים כללי האימות מול הזמנות הרכש ותנאי ניתוב לבקרה ידנית.

• שלב 2 - בנייה ואינטגרציה למערכות הקיימות

  אנו בונים את מנוע חילוץ הנתונים ומחברים אותו למערכת הפיננסית וממשק הזמנות הרכש של הארגון. בשלב זה מוגדר גם תור הבקרה לחריגות ומוקמת סביבת הדשבורד התפעולי.

• שלב 3 - הרצת פיילוט ואימות דיוק

  מריצים את המערכת על נפח חשבוניות ממשי לצד התהליך הידני, משווים תוצאות ומכייולים את כללי החילוץ והאימות. עם השגת רמת דיוק מוסכמת, המערכת עוברת להפעלה מלאה.

• שלב 4 - ניהול שוטף ודיווח

  לאחר ההשקה אנו מנטרים את הפתרון באופן שוטף, מטפלים בחריגות ומספקים דשבורד תפעולי עם נתוני עיבוד בזמן אמת ודיווח תקופתי על ביצועי התהליך שיעור עיבוד אוטומטי, נפח חריגות ורמת דיוק.

• 80%–90% מהחשבוניות מעובדות ומוזנות אוטומטית ללא מגע ידני.
• זמן עיבוד ממוצע לחשבונית יורד מדקות לשניות בחלק הגדול מהמקרים.
• שגיאות הקלדה יורדות בצורה משמעותית עקב ביטול הקלט הידני בתהליך הרגיל.
• חריגות בין חשבוניות לרכש מזוהות אוטומטית ומופנות לבקרה לפני רישום ולא אחריו.
• כוח האדם במחלקת הכספים מופנה לטיפול בחריגות ולבקרה, במקום לקלט שגרתי.

• ניטור יומיומי של תהליך עיבוד החשבוניות: זיהוי כשלים, עיכובים וחריגות בזמן אמת.
• תחזוקה שוטפת של מנוע החילוץ בעת שינויים בפורמט חשבוניות ספקים קיימים או חדשים.
• דשבורד תפעולי הנגיש לגורמי הכספים ומציג נפח עיבוד, שיעור אוטומציה וחריגות פתוחות.
• דיווח תקופתי על ביצועי התהליך: כולל שיעור עיבוד אוטומטי, נפח חריגות ומגמות לאורך זמן.