הטמעת אוטומציה במערכות הארגון
מתהליכים ידניים לתפעול ממוחשב שעובד ומנוהל באופן שוטף
הטמעת אוטומציה במערכות הארגון נכשלת לעתים קרובות לא בשלב התכנון אלא בשלב החיבור למציאות התפעולית: מערכות ERP, CRM ותהליכי עבודה קיימים שלא תוכננו מלכתחילה לעבוד יחד. אנו בונים את הפתרון, מחברים אותו למערכות הקיימות ומפעילים אותו באופן שוטף, כך שהארגון מקבל תוצאות תפעוליות ולא פרויקט שמסתיים עם ההשקה.
Microsoft Azure
Amazon Web Services
Google Cloud
IBM Cloud
Oracle Cloud- גמישות מלאה באפשרויות התקנה, איננו שותפים מסחריים של ספקי תוכנה
למי מתאים הפתרון
הפתרון מתאים לארגונים שבהם:
- ה-ERP או ה-CRM פועלים כבר שנים ואין אפשרות להחליפם.
- תהליכים חוצים שתי מערכות או יותר וכוללים אישורים ידניים בדרך.
- ניסיון קודם להטמיע אוטומציה נעצר בגלל קשיי אינטגרציה.
- אין בארגון גורם טכני פנימי שמסוגל לנהל את הפתרון לאורך זמן.
- ה-IT מוגבל בזמינות ואין אפשרות להוסיף פרויקט פיתוח נוסף.
כיצד מבצעים הטמעת אוטומציה במערכות הארגון
הפתרון בנוי סביב חיבור ישיר בין המערכות הקיימות בארגון, ללא החלפתן. אנו ממפים את נקודות הממשק הקיימות, בונים שכבת אוטומציה שיושבת מעל המערכות ומתאמת ביניהן, ומגדירים את הלוגיקה התפעולית שמכתיבה מתי ואיך מידע עובר בין מערכות.
כל שלב בתהליך העסקי מתועד, מנוטר ומנוהל. לאחר ההשקה, אנו ממשיכים לנהל את הפתרון: מגיבים לחריגות, מעדכנים את הלוגיקה בעת שינויים בתהליך ומספקים דיווח שוטף על ביצועים. הלקוח רואה תוצאות, לא קוד.
מתחברים למערכות שכבר קיימות בארגון
הפתרונות שלנו כוללים אינטגרציה למערכות הנפוצות בשוק, וגם לכל מערכת נוספת לפי הצורך
שלבי העבודה
שלב 1 - ניתוח ממשקי המערכות הקיימות
אנו בוחנים לעומק את מבנה הנתונים, נקודות הממשק והמגבלות הטכניות של המערכות הפועלות בארגון. התוצר הוא מפת ממשקים ברורה שמגדירה מה אפשרי ומה הנתיב הנכון לחיבור.
שלב 2 - בניית שכבת האוטומציה וחיבור למערכות
אנו בונים את מנגנון האוטומציה ומחברים אותו לממשקים שזוהו, תוך הגדרת הלוגיקה התפעולית, תנאי הפעלה וטיפול בחריגות. כל חיבור נבדק מול תרחישי אמת לפני מעבר לשלב הבא.
שלב 3 - הרצה מבוקרת והשקה מדורגת
הפתרון עובר הרצה מבוקרת על נפח חלקי של תהליכים אמיתיים, עם מעקב צמוד על תקינות הנתונים ועמידה בלוגיקה העסקית. לאחר אישור תקינות מלאה מתבצעת השקה הדרגתית לכלל הנפח התפעולי.
שלב 4 - ניהול שוטף ודיווח
לאחר ההשקה אנו מנטרים את הפתרון באופן שוטף, מטפלים בחריגות ומספקים דשבורד תפעולי ודיווח תקופתי על ביצועי התהליך.
תוצאות אחרי הטמעת אוטומציה במערכות הארגון
- קיצור משמעותי בזמן הטיפול בתהליכים שחוצים מספר מערכות.
- צמצום טעויות הזנה ידנית לאפס בשלבים שעוברים לאוטומציה מלאה.
- תגובה לחריגות תפעוליות בתוך שעות במקום ימים, בזכות ניטור שוטף.
- שחרור של שעות עבודה שבועיות בצוותי ה-Operations, ה-Finance והמכירות.
- שקיפות תפעולית מלאה על מצב התהליכים בזמן אמת דרך דשבורד ייעודי.
מה כלול בשירות השוטף
- ניטור רציף של תקינות האוטומציה וזיהוי חריגות לפני שהן משפיעות על התפעול.
- תחזוקה ועדכון הלוגיקה בעת שינויים בתהליכים, במערכות או בדרישות עסקיות.
- דשבורד תפעולי בזמן אמת המציג נפח, מצב ותקינות כל תהליכי האוטומציה.
- דיווח תקופתי על ביצועי הפתרון, כולל נפח עיבוד, חריגות וזמינות.
שאלות נפוצות על הטמעת אוטומציה במערכות הארגון
-
כמה זמן לוקח להטמיע אוטומציה במערכות ERP קיימות?
משך ההטמעה תלוי במורכבות הממשקים ובמספר התהליכים. בפרויקט ממוצע עם שתיים עד שלוש מערכות קיימות, שלב הבנייה וההטמעה נמשך בין 6-12 שבועות. תהליכים שמצריכים התאמות מיוחדות לממשקים מורכבים עשויים לקחת זמן נוסף.
-
האם הפתרון עובד עם מערכות ERP ו-CRM שפועלות אצלנו כבר שנים?
כן. הגישה שלנו מבוססת על חיבור לממשקים הקיימים של המערכות, ולא על החלפתן. אנו בוחנים בתחילת הדרך את נקודות הממשק הזמינות ובונים את הפתרון בהתאם למה שהמערכות שלכם מאפשרות. רוב מערכות ה-ERP וה-CRM הנפוצות בארגונים בינוניים וגדולים נתמכות.
-
מה קורה אם תהליך עסקי משתנה אחרי ההטמעה?
שינויים בתהליכים הם חלק מהמציאות התפעולית, ולכן ניהול השינויים כלול בשירות השוטף. כאשר תהליך משתנה, אנו מעדכנים את הלוגיקה, בודקים את התקינות ומיישמים את השינוי בצורה מבוקרת, ללא צורך בפרויקט חדש.
-
מה כלול בשירות השוטף לאחר ההשקה?
לאחר ההשקה אנו מנטרים את הפתרון באופן רציף, מגיבים לחריגות, מבצעים תחזוקה שוטפת ומעדכנים את הלוגיקה לפי שינויים תפעוליים. הלקוח מקבל גישה לדשבורד תפעולי בזמן אמת ודיווח תקופתי על ביצועים. אין צורך בצוות טכני פנימי לניהול הפתרון.
רוצים לדעת אם הטמעת אוטומציה אפשרית עם המערכות שלכם?
אם חיפשתם חברות מומלצות להטמעת אוטומציה בארגון GRAVITI היא החברה עבורכם. בשיחת היכרות נבחן את המערכות הקיימות בארגון, נזהה את נקודות הממשק הרלוונטיות ונסביר מה ניתן לבנות ולהפעיל במסגרת לוח זמנים ותקציב ריאלי. ללא מחויבות וללא הכנת מסמכים מוקדמת.
שירותים נוספים בתכנון והטמעה
תרחישי שימוש נבחרים
בארגונים רבים קבלת הזמנה ועדכון כל המערכות הרלוונטיות דורשת מגע ידני מרובה, מה שמאט את התהליך ויוצר טעויות. אנו מתכננים ומפעילים מערכת אוטומציה שמנהלת את כל שלבי עיבוד ההזמנה מקצה לקצה, ומחוברת למערכות הניהול הקיימות בארגון.
אוטומציה לתהליכים תפעולייםמחלקות שירות לקוחות בארגונים מתמודדות עם כמויות גדולות של פניות נכנסות, ניתוב ידני בין נציגים, ומעקב לא עקבי אחר סטטוס טיפול. אנו מתכננים, בונים ומפעילים תהליך אוטומטי שמנהל את שלבי הפניות מקצה לקצה כולל ניטור שוטף ודיווח תפעולי.
אוטומציה למחלקות בארגוןבארגונים רבים מערכות האוטומציה פועלות ללא ניטור שוטף, ותקלות מתגלות רק לאחר שנגרם נזק תפעולי של ממש. אנו בונים ומפעילים שכבת ניטור מבנית המחוברת לתהליכי האוטומציה שלכם, ומספקים תמונת מצב תפעולית שוטפת לצוות הניהול.
ניהול ובקרת מערכות אוטומציהמחלקות שירות לקוחות בארגונים מתמודדות עם נפח פניות גבוה, זמני תגובה ארוכים ועומס על נציגים בנושאים שחוזרים על עצמם. אנו מתכננים, בונים ומפעילים סוכן AI שמטפל בפניות נכנסות על פי לוגיקה תפעולית מוגדרת, ומאפשר לצוות להתמקד בנושאים המורכבים.
סוכני AI לתהליכים ארגונייםארגונים רבים מתקשים להתחיל עם AI, בגלל חוסר בהירות בתהליך השלם עד להפעלה מלאה ובחישוב ערך צפוי. תהליך המיפוי מספק תמונה מלאה ומבוססת של הזדמנויות ה-AI בארגון, עם סדרי עדיפויות ברורים ותוכנית עבודה ישימה.
הטמעת בינה מלאכותית בארגוניםכאשר ההנהלה תלויה בדוחות אקסל שמגיעים פעם בשבוע, החלטות מתקבלות על בסיס נתונים ישנים ולעתים סותרים בין מחלקות. אנו בונים דשבורד ניהולי מותאם לארגון שלכם, מחברים אותו למקורות הנתונים הקיימים, ומפעילים אותו לאורך זמן כדי שהמידע יהיה תמיד זמין, עדכני ומהימן.
BI ובניית דשבורדים בהתאמה לארגון