אוטומציה לקבלה ועיבוד הזמנות בארגון
הזמנות מטופלות מהר יותר, עם פחות שגיאות ובלי תלות בעבודה ידנית
בארגונים רבים קבלת הזמנה ועדכון כל המערכות הרלוונטיות דורשת מגע ידני מרובה, מה שמאט את התהליך ויוצר טעויות. אנו מתכננים ומפעילים מערכת אוטומציה שמנהלת את כל שלבי עיבוד ההזמנה מקצה לקצה, ומחוברת למערכות הניהול הקיימות בארגון.
Microsoft Azure
Amazon Web Services
Google Cloud
IBM Cloud
Oracle Cloud- גמישות מלאה באפשרויות התקנה, איננו שותפים מסחריים של ספקי תוכנה
לאילו ארגונים מתאים הפתרון
הפתרון מתאים לארגונים שבהם תהליך ההזמנות מערב מספר מערכות ועובדים, ומייצר עומס תפעולי גבוה.
- ארגון עם עשרות עד מאות הזמנות ביום שמטופלות ידנית על ידי נציגים.
- הזמנות מגיעות ממספר ערוצים ואין תהליך אחיד לקליטה ועיבוד שלהן.
- עדכון ה-ERP וה-CRM לאחר קבלת הזמנה נעשה ידנית על ידי כמה גורמים.
- שגיאות הזנה בהזמנות גורמות לבעיות בשלבים מאוחרים של המכירה או האספקה.
- מנהלי תפעול מבלים זמן רב בבירורי סטטוס הזמנות פנימיים ומול לקוחות.
כיצד עובדת אוטומציה לקבלה ועיבוד הזמנות
הפתרון מקבל הזמנות נכנסות מכל ערוץ קיים, מחלץ את הפרטים הרלוונטיים ומפעיל סדרת פעולות מוגדרת מראש: בדיקת תקינות הנתונים, בדיקת זמינות מלאי, פתיחת הזמנה במערכת הניהול, שליחת אישור אוטומטי ללקוח ועדכון הגורמים הפנימיים הרלוונטיים. הלוגיקה התפעולית מוגדרת לפי כללי הארגון, כולל טיפול בחריגים כגון הזמנות חסרות פרטים, לקוחות חדשים, או מוצרים שאינם במלאי. הפתרון מתממשק למערכות הקיימות בארגון ופועל ברציפות, גם מחוץ לשעות העבודה. כך כל הזמנה מטופלת בזמן, בצורה אחידה, ללא תלות בזמינות נציג.
מתחברים למערכות שכבר קיימות בארגון
הפתרונות שלנו כוללים אינטגרציה למערכות הנפוצות בשוק, וגם לכל מערכת נוספת לפי הצורך
שלבי הפרוייקט
שלב 1 - מיפוי תהליך ההזמנות הקיים
סוקרים את כל ערוצי קבלת ההזמנות, שלבי העיבוד הידניים, ומערכות המידע המעורבות. בשלב זה מגדירים את הלוגיקה התפעולית, החריגים וכללי הטיפול שיתורגמו לתהליך אוטומטי.
שלב 2 - בנייה וחיבור למערכות הארגון
בונים את מנגנון האוטומציה ומחברים אותו למערכות הקיימות: ERP, CRM, מערכת דוא״ל, פורטל לקוחות ועוד. מבצעים בדיקות על תרחישים אמיתיים כולל מקרי קצה וחריגים.
שלב 3 - הטמעה מבוקרת והשקה
מפעילים את הפתרון במקביל לתהליך הידני לתקופת ולידציה, עוקבים אחר תוצאות ומתקנים לפני מעבר מלא. ההשקה הסופית נעשית בתיאום עם צוותי התפעול הרלוונטיים.
שלב 4 - ניהול שוטף ודיווח
לאחר ההשקה אנו מנטרים את הפתרון באופן שוטף, מטפלים בחריגות ומספקים דשבורד תפעולי המציג בזמן אמת את נפח ההזמנות, שיעורי הצלחה וחריגים. דיווח תקופתי מסכם את ביצועי התהליך ומאפשר שיפור מתמשך.
תוצאות תפעוליות של אוטומציה לעיבוד הזמנות
- קיצור זמן עיבוד הזמנה מדקות רבות לפחות מ-60 שניות לכל הזמנה.
- צמצום שגיאות הזנה בהזמנות ב-90% לאחר מעבר לתהליך אוטומטי.
- טיפול בהזמנות 24 שעות ביממה, 7 ימים בשבוע, ללא תלות בשעות עבודה.
- שחרור 15 עד 25 שעות עבודה שבועיות של נציגים לטובת משימות בעלות ערך גבוה.
- שיפור זמן אישור ההזמנה ללקוח מ-שעות ספורות לתגובה אוטומטית מיידית.
מה כלול בשירות השוטף
- ניטור רציף של תהליך עיבוד ההזמנות והתראה על חריגים או כשלים בזמן אמת.
- תחזוקה ועדכון הלוגיקה התפעולית בעקבות שינויים בתהליכי הארגון או במערכות הקיימות.
- דשבורד תפעולי המציג נפח הזמנות, שיעורי הצלחה, זמני עיבוד ופניות חריגות.
- דיווח תקופתי על ביצועי תהליך ההזמנות, כולל זיהוי צווארי בקבוק והמלצות לשיפור.
שאלות נפוצות על אוטומציה לעיבוד הזמנות
האם האוטומציה עובדת עם מערכת ה-ERP הקיימת שלנו?
הפתרון מתוכנן לעבוד עם מערכות ERP נפוצות בשוק הישראלי והבינלאומי. בשלב המיפוי הראשוני אנו בוחנים את ממשקי המערכת הקיימת ומגדירים את שיטת החיבור המתאימה. לא נדרש להחליף או לשדרג את ה-ERP.
כמה זמן לוקח להטמיע אוטומציה לתהליך הזמנות?
פרויקט הזמנות טיפוסי נמשך בין שישה לשמונה שבועות ממיפוי הדרישות ועד השקה מלאה. משך הזמן תלוי במספר ערוצי ההזמנות, מורכבות הלוגיקה התפעולית וזמינות גישה למערכות הקיימות.
מה כלול בשירות השוטף לאחר ההטמעה?
לאחר ההשקה אנו ממשיכים לנטר את הפתרון, לטפל בחריגים ולעדכן את הלוגיקה בעת שינויים תפעוליים. בנוסף מקבלים דשבורד תפעולי בזמן אמת ודיווח תקופתי על ביצועי התהליך. הלקוח רוכש תוצאה תפעולית, לא תוכנה.
מה קורה כאשר מגיעה הזמנה עם נתונים חסרים או שגויים?
הפתרון כולל מנגנון טיפול בחריגים שמוגדר מראש לפי כללי הארגון. הזמנה עם נתונים חסרים יכולה להופנות לבדיקה ידנית, לשליחת בקשת השלמה אוטומטית ללקוח, או לניתוב לנציג ספציפי — הכל לפי הלוגיקה שהוגדרה בשלב המיפוי.
רוצים לראות כיצד תהליך ההזמנות שלכם נראה לאחר אוטומציה?
בשיחת אבחון ראשונית נמפה את תהליך ההזמנות הקיים, נזהה את נקודות הכאב העיקריות ונציג גישה מעשית לאוטומציה. אין מצגות כלליות — רק ניתוח ספציפי לתהליך שלכם.
שירותים נוספים בתהליכים תפעוליים
תרחישי שימוש נבחרים
מחלקות שירות לקוחות בארגונים מתמודדות עם כמויות גדולות של פניות נכנסות, ניתוב ידני בין נציגים, ומעקב לא עקבי אחר סטטוס טיפול. אנו מתכננים, בונים ומפעילים תהליך אוטומטי שמנהל את שלבי הפניות מקצה לקצה כולל ניטור שוטף ודיווח תפעולי.
אוטומציה למחלקות בארגוןארגונים רבים נכשלים בהטמעת אוטומציה לא בגלל הטכנולוגיה, אלא בגלל שמיפוי התהליכים נעשה בצורה חלקית או דילגו עליו לחלוטין. אנו מבצעים מיפוי מובנה של תהליכי הארגון, מזהים את ההזדמנויות בעלות הערך הגבוה ביותר ומתכננים את סדר הפעולות לפני כל שלב ביצוע.
תכנון והטמעת אוטומציה בארגוןבארגונים רבים מערכות האוטומציה פועלות ללא ניטור שוטף, ותקלות מתגלות רק לאחר שנגרם נזק תפעולי של ממש. אנו בונים ומפעילים שכבת ניטור מבנית המחוברת לתהליכי האוטומציה שלכם, ומספקים תמונת מצב תפעולית שוטפת לצוות הניהול.
ניהול ובקרת מערכות אוטומציהמחלקות שירות לקוחות בארגונים מתמודדות עם נפח פניות גבוה, זמני תגובה ארוכים ועומס על נציגים בנושאים שחוזרים על עצמם. אנו מתכננים, בונים ומפעילים סוכן AI שמטפל בפניות נכנסות על פי לוגיקה תפעולית מוגדרת, ומאפשר לצוות להתמקד בנושאים המורכבים.
סוכני AI לתהליכים ארגונייםכאשר הידע הארגוני מפוזר על פני עשרות מערכות, תיקיות, מסמכי נהלים, חוזים ומצגות, עובדים מבזבזים זמן רב בחיפוש אחר מידע שכבר קיים בארגון. אנו בונים ומפעילים צ'אטבוט ארגוני שמחובר ישירות למאגרי המסמכים הפנימיים ומספק תשובות מדויקות עם הפניה למקור.
מערכות ידע וחיפוש ארגוניותבארגונים שמקבלים עשרות עד מאות חשבוניות ספקים בחודש, הקלט הידני לוקח זמן, מייצר טעויות ומאט את תהליכי האישור והתשלום. אנו בונים ומפעילים מערכת לעיבוד חשבוניות ספקים בעזרת AI שמחלצת נתונים, מאמתת אותם מול הזמנות הרכש ומעדכנת את המערכות הפיננסיות הקיימות ללא מגע יד אדם בתהליך הרגיל.
ניתוח מסמכים בעזרת AI