מיפוי תהליכים עסקיים לאוטומציה

• יש כוונה לבצע אוטומציה של תהליכים אך אין תמונה מלאה של מה בדיוק קורה בכל שלב.
• צוותי תפעול וטכנולוגיה חלוקים בהבנת אותו תהליך עסקי.
• פיילוט קודם נכשל בגלל הפתעות שהתגלו רק בהטמעה בפועל.
• ארגון שמפעיל מספר מערכות מידע במקביל עם מבני נתונים מורכבים.
• מנהל COO או CTO שרוצים בסיס מקצועי ומוסכם לפני אישור תקציב אוטומציה.

אנו מבצעים סדרת ראיונות מובנים עם אנשי המפתח בתהליך, בדרך כלל מנהלי תפעול, מנהלי מחלקה ונציגי טכנולוגיה לצד מיפוי של זרימת העבודה בפועל. מהמידע שנאסף נבנה תרשים מפורט הכולל נקודות החלטה, תנאים לוגים ויחסים בין מערכות, וחריגים.

לאחר מכן אנו מדרגים כל תהליך לפי ארבעה פרמטרים: נפח, תדירות, סיכון לטעות אנוש ומורכבות הטמעה. התוצר הוא מסמך מיפוי ותעדוף שמשמש בסיס לשלב התכנון והבנייה, עם הגדרת מדדי הצלחה לכל תהליך מועמד לאוטומציה.

• שלב 1 - איסוף מידע וראיונות בעלי תהליך

  מקיימים ראיונות מובנים עם מנהלי המחלקות הרלוונטיות ועם נציגי הטכנולוגיה כדי לתעד את התהליכים בפועל. מסמכי נהלים קיימים, דוחות שגיאות וסטטיסטיקות מערכות משמשים כחומר רקע משלים.

• שלב 2 - בניית תרשימי תהליך ותיעוד תלויות

  מציגים כל תהליך כתרשים ברמת פירוט מלאה: שלבים, נקודות החלטה, מערכות מעורבות וחריגות ידועות. בשלב זה מזוהות תלויות נסתרות בין מערכות ERP, CRM ומערכות נוספות שעלולות להשפיע על ההטמעה.

• שלב 3 - תעדוף ומסמך המלצות

  מדרגים את התהליכים לפי נפח, תדירות, סיכון לטעות וסיבוכיות הטמעה ומגדירים סדר עדיפויות מוסכם. המסמך הסופי כולל קריטריוני הצלחה ומדדים מדידים לכל תהליך מועמד לאוטומציה.

• שלב 4 - ניהול שוטף ודיווח

  לאחר השלמת מסמך המיפוי ובהמשך לפעילות ההטמעה אנו מנטרים את הפתרונות הפועלים באופן שוטף, מטפלים בחריגות ומספקים דשבורד תפעולי ודיווח תקופתי על ביצועי התהליכים האוטומטיים.

• מסמך מיפוי מלא עם תרשימי תהליך מפורטים לכל תהליך מועמד לאוטומציה.
• רשימה מתועדפת של תהליכים: בדרך כלל 3 עד 7 תהליכים עם הגדרת ROI צפוי לכל אחד.
• צמצום משמעותי של רמת הסיכון בכשל הטמעה הנובע ממקרים שלא אותרו מראש.
• קיצור זמן התכנון של שלב הבנייה בזכות תיעוד מוסכם ומדויק.
• הסכמה בין צוותי תפעול וטכנולוגיה על קריטריוני הצלחה לפני תחילת הבנייה.

• ניטור שוטף של התהליכים האוטומטים לאחר ההשקה, כולל זיהוי חריגות וטיפול בהן.
• תחזוקה ועדכון מסמכי המיפוי בעת שינויים בתהליכי הארגון או במערכות המידע.
• דשבורד תפעולי בזמן אמת המציג את מצב התהליכים המאוטמטים ומדדי ביצוע מרכזיים.
• דיווח תקופתי על ביצועי התהליכים, חריגות שטופלו, ועדכוני תיעדוף לתהליכים נוספים.