ניתוח חוזים ומסמכים משפטיים בעזרת AI
חילוץ אוטומטי של תנאים, מועדים וסעיפי סיכון: ללא קריאה ידנית של כל מסמך
ארגונים שמנהלים מאות חוזים בשנה מבזבזים שעות עבודה רבות על קריאה ידנית, סיכום וזיהוי סעיפים קריטיים — תהליך שחושף את הארגון לפספוס מועדים ולסיכונים חוזיים. אנו בונים ומפעילים מערכת ניתוח חוזים שמחלצת אוטומטית את המידע הרלוונטי, מזהה סעיפים חריגים ומעבירה אותו למערכות הניהול הקיימות.
Microsoft Azure
Amazon Web Services
Google Cloud
IBM Cloud
Oracle Cloud- גמישות מלאה באפשרויות התקנה, איננו שותפים מסחריים של ספקי תוכנה
למי מתאים הפתרון
הפתרון מתאים לארגונים שבהם ניהול חוזים הוא תהליך שוטף ובעל נפח משמעותי:
- ארגונים הממוצעים על ניהול עשרות עד מאות חוזים פעילים בו-זמנית.
- צוותי משפט, רכש או תפעול המבלים שעות בקריאה ידנית של מסמכים חוזיים.
- ארגונים שחוו פספוס מועד, התחדשות לא רצויה או סעיף שלא זוהה בזמן.
- חברות שמקבלות חוזים בפורמטים שונים מספקים ולקוחות ללא תקן אחיד.
- ארגונים שמבקשים לחבר את נתוני החוזה למערכות ERP, CRM או מערכת ניהול משפטי קיימת.
כיצד עובד עיבוד חוזים בעזרת AI
הפתרון מקבל מסמכי חוזה בכל פורמט: קבצי PDF, Word או מסמכים סרוקים ומעבד אותם אוטומטית לחילוץ המידע המובנה הרלוונטי. המערכת מזהה ומחלצת סעיפים מוגדרים מראש בהתאם לצרכי הארגון: מועדי תפוגה, תנאי תשלום, התחייבויות, סעיפי קנס, מגבלות ורשימות צדדים. לאחר החילוץ, המידע עובר אימות לוגי ומועבר ישירות למערכות הניהול הקיימות בארגון: מערכת משפטית, ERP, או רשימת מעקב חוזים.
סעיפים שאינם עומדים בתבניות הצפויות מסומנים לבדיקה אנושית ממוקדת. כך הצוות המשפטי או התפעולי מקבל לידיו רק את המקרים שדורשים שיקול דעת לא קריאה מלאה של כל מסמך.
מתחברים למערכות שכבר קיימות בארגון
הפתרונות שלנו כוללים אינטגרציה למערכות הנפוצות בשוק, וגם לכל מערכת נוספת לפי הצורך
תהליך ההטמעה והפעלה
שלב 1 - מיפוי סוגי חוזים ושדות נדרשים
אנו בוחנים את סוגי החוזים שהארגון מנהל ומגדירים יחד איזה מידע יש לחלץ מכל סוג. התוצאה היא מפרט עיבוד מובנה לפי סוג מסמך.
שלב 2 - בנייה ואימון מערכת החילוץ
אנו בונים את מנגנון הניתוח ומאמנים אותו על בסיס חוזים אמיתיים מהארגון. בשלב זה נקבעים גם כללי הסימון לחריגות ולסעיפים הדורשים בדיקה ידנית.
שלב 3 - חיבור למערכות הניהול והפעלה
המערכת מחוברת למערכות הניהול הקיימות בארגון ומערכת ניהול המסמכים. לאחר בדיקות קבלה מול נפח חוזים אמיתי, המערכת עולה לאוויר לשימוש שוטף.
שלב 4 - ניהול שוטף ודיווח
לאחר ההשקה אנו מנטרים את הפתרון באופן שוטף, מטפלים בחריגות ומספקים דשבורד תפעולי ודיווח תקופתי על ביצועי התהליך.
תוצאות מדידות מניתוח חוזים בעזרת AI
- קיצור זמן עיבוד חוזה בודד מ-30–60 דקות לפחות מ-3 דקות לחילוץ שדות מרכזיים.
- זיהוי אוטומטי של למעלה מ-90% מהשדות הרלוונטיים ללא התערבות ידנית.
- צמצום פספוסי מועדי תפוגה וסעיפי התחדשות אוטומטית: שדות אלו מסומנים ומועברים לאחראי לפחות 60 יום מראש.
- הפחתת עומס הקריאה הידנית של הצוות המשפטי: הטיפול הידני מתמקד בחריגים בלבד.
- מידע חוזי זמין ומובנה במערכות הניהול הקיימות, ללא הקלדה ידנית וללא גרסאות מקבילות.
מה כלול בשירות השוטף
- ניטור שוטף של תהליך עיבוד החוזים: זיהוי כשלי חילוץ, פורמטים לא מזוהים וחריגות עיבוד.
- תחזוקה ועדכון מנגנון החילוץ בהתאם לשינויים בסוגי חוזים או בדרישות הארגון.
- דשבורד תפעולי המציג בזמן אמת את נפח המסמכים שעובדו, שיעורי הצלחה ותורי בדיקה ידנית.
- דיווח תקופתי על ביצועי המערכת, דפוסי חריגות ומגמות בנפח החוזים המעובדים.
שאלות נפוצות
-
האם המערכת עובדת עם חוזים סרוקים ולא רק עם קבצים דיגיטליים?
כן. המערכת מסוגלת לעבד גם מסמכים סרוקים וגם קבצים דיגיטליים. עם זאת, איכות הסריקה משפיעה על דיוק החילוץ, ולכן ממליצים על רזולוציה מינימלית מוגדרת לקבצים נכנסים. מסמכים שאיכותם נמוכה מסף מוגדר מסומנים אוטומטית לבדיקה ידנית.
-
כמה זמן לוקח להטמיע את הפתרון?
בדרך כלל בין 6 ל-10 שבועות ממיפוי הדרישות ועד עלייה לאוויר. משך ההטמעה תלוי במספר סוגי החוזים שמוגדרים, במגוון הפורמטים ובמורכבות החיבור למערכות הניהול הקיימות.
-
מה קורה אם המערכת מחלצת מידע שגוי מחוזה?
המערכת כוללת מנגנון סימון לרמת ביטחון החילוץ. שדות שנחלצו עם ביטחון נמוך מסף מוגדר מסומנים אוטומטית לאימות ידני לפני העברה למערכת הניהול. אנו עוקבים אחר שגיאות חילוץ במסגרת הניטור השוטף ומעדכנים את המנגנון בהתאם.
-
מה כלול בשירות השוטף לאחר ההטמעה?
לאחר עלייה לאוויר אנו ממשיכים לנטר את פעילות המערכת, לטפל בכשלים ולעדכן את מנגנון החילוץ בעת שינויים. הלקוח מקבל דשבורד תפעולי עם נתוני ביצוע בזמן אמת ודיווח תקופתי: הלקוח קונה תוצאה תפעולית, לא תוכנה.
רוצים להפסיק לקרוא חוזים ידנית?
בשיחת היכרות נבין את סוגי החוזים שהארגון מנהל, את המערכות הקיימות ואת המידע הקריטי שיש לחלץ. בסוף השיחה תדעו מה מעורב בהטמעה ומה ניתן להשיג.
שירותים נוספים בניתוח מסמכים
תרחישי שימוש נבחרים
בארגונים רבים קבלת הזמנה ועדכון כל המערכות הרלוונטיות דורשת מגע ידני מרובה, מה שמאט את התהליך ויוצר טעויות. אנו מתכננים ומפעילים מערכת אוטומציה שמנהלת את כל שלבי עיבוד ההזמנה מקצה לקצה, ומחוברת למערכות הניהול הקיימות בארגון.
אוטומציה לתהליכים תפעולייםמחלקות שירות לקוחות בארגונים מתמודדות עם כמויות גדולות של פניות נכנסות, ניתוב ידני בין נציגים, ומעקב לא עקבי אחר סטטוס טיפול. אנו מתכננים, בונים ומפעילים תהליך אוטומטי שמנהל את שלבי הפניות מקצה לקצה כולל ניטור שוטף ודיווח תפעולי.
אוטומציה למחלקות בארגוןארגונים רבים נכשלים בהטמעת אוטומציה לא בגלל הטכנולוגיה, אלא בגלל שמיפוי התהליכים נעשה בצורה חלקית או דילגו עליו לחלוטין. אנו מבצעים מיפוי מובנה של תהליכי הארגון, מזהים את ההזדמנויות בעלות הערך הגבוה ביותר ומתכננים את סדר הפעולות לפני כל שלב ביצוע.
תכנון והטמעת אוטומציה בארגוןמחלקות שירות לקוחות בארגונים מתמודדות עם נפח פניות גבוה, זמני תגובה ארוכים ועומס על נציגים בנושאים שחוזרים על עצמם. אנו מתכננים, בונים ומפעילים סוכן AI שמטפל בפניות נכנסות על פי לוגיקה תפעולית מוגדרת, ומאפשר לצוות להתמקד בנושאים המורכבים.
סוכני AI לתהליכים ארגונייםכאשר הידע הארגוני מפוזר על פני עשרות מערכות, תיקיות, מסמכי נהלים, חוזים ומצגות, עובדים מבזבזים זמן רב בחיפוש אחר מידע שכבר קיים בארגון. אנו בונים ומפעילים צ'אטבוט ארגוני שמחובר ישירות למאגרי המסמכים הפנימיים ומספק תשובות מדויקות עם הפניה למקור.
מערכות ידע וחיפוש ארגוניותארגונים רבים מתקשים להתחיל עם AI, בגלל חוסר בהירות בתהליך השלם עד להפעלה מלאה ובחישוב ערך צפוי. תהליך המיפוי מספק תמונה מלאה ומבוססת של הזדמנויות ה-AI בארגון, עם סדרי עדיפויות ברורים ותוכנית עבודה ישימה.
הטמעת בינה מלאכותית בארגונים