ניתוח הצעות מחיר ומסמכי רכש בעזרת AI
מהצעת מחיר שהתקבלה ועד נתון מובנה במערכת ללא עבודה ידנית
בארגונים רבים, עיבוד הצעות מחיר ומסמכי רכש נעשה ידנית: העתקת נתונים, השוואת טבלאות, ותיוק מסמכים שמצריכים שעות עבודה בכל מחזור רכש. אנו בונים ומפעילים מערכת לניתוח מסמכי רכש שמחלצת את הנתונים הרלוונטיים, מארגנת אותם לפי מבנה אחיד ומעבירה אותם ישירות למערכות הניהול שלכם.
Microsoft Azure
Amazon Web Services
Google Cloud
IBM Cloud
Oracle Cloud- גמישות מלאה באפשרויות התקנה, איננו שותפים מסחריים של ספקי תוכנה
למי הפתרון מתאים
הפתרון מתאים לארגונים שבהם:
- מחלקת הרכש מעבדת מעל 50 הצעות מחיר בחודש ממגוון ספקים.
- הצעות המחיר מגיעות בפורמטים שונים: PDF, Excel, Word ומנוהלות ידנית.
- נתוני הרכש אמורים להיכנס למערכת ERP אך הזנה זו נעשית באופן ידני ואיטי.
- ההשוואה בין ספקים מתבצעת בטבלאות Excel ונוטה להיות לא עקבית.
- ה-CTO, COO או ראש הרכש מזהים שתהליך הרכש הוא צוואר בקבוק תפעולי.
כיצד פועל הפתרון לניתוח מסמכי רכש בעזרת AI
המערכת קולטת מסמכי רכש והצעות מחיר כפי שהם מגיעים לארגון, ללא דרישה לאחידות פורמט. מנגנון חילוץ מידע מזהה שדות מפתח שם ספק, פריטים, מחירים, כמויות, תנאי תשלום, תאריכי אספקה ותנאים מיוחדים ומארגן אותם לפי מבנה נתונים אחיד. הנתונים המובנים מועברים אוטומטית למערכות הניהול הקיימות בארגון: ERP, מערכת הרכש, או מאגר ספקים. בנוסף, המערכת יכולה לבצע השוואה אוטומטית בין הצעות מרובות לפי קריטריונים מוגדרים, ולהציג את התוצאות בפורמט ידידותי לקבלת החלטות. כל המסמכים המקוריים נשמרים ומקושרים לנתונים שחולצו לצורכי ביקורת ותיעוד.
מתחברים למערכות שכבר קיימות בארגון
הפתרונות שלנו כוללים אינטגרציה למערכות הנפוצות בשוק, וגם לכל מערכת נוספת לפי הצורך
שלבי הבנייה וההפעלה
-
שלב 1 - מיפוי תהליך הרכש ומבנה המסמכים
בשלב הראשון אנו ממפים את סוגי מסמכי הרכש שהארגון מקבל, את השדות הנדרשים לחילוץ ואת מערכות הניהול שאליהן הנתונים צריכים לזרום. מיפוי זה מגדיר את ארכיטקטורת הפתרון ואת לוגיקת ההשוואה בין ספקים.
-
שלב 2 - בנייה והגדרת מנגנון חילוץ המידע
אנו בונים את מנגנון החילוץ ומכשירים אותו על מגוון מסמכי רכש אמיתיים מהארגון, כולל פורמטים שונים ומבנים של ספקים מגוונים. בשלב זה מוגדרים גם כללי ולידציה המוודאים שהנתונים שחולצו מלאים ועומדים בסף איכות.
-
שלב 3 - שילוב עם מערכות הניהול והשקה
הפתרון מחובר למערכות ה-ERP ומערכות הרכש הקיימות בארגון, כולל ממשק הגשה למסמכים ולוח השוואה לניהול הצעות. לאחר בדיקות קבלה מול תרחישים אמיתיים מתבצעת השקה מבוקרת.
-
שלב 4 - ניהול שוטף ודיווח
לאחר ההשקה אנו מנטרים את הפתרון באופן שוטף, מטפלים בחריגות כגון פורמטים חדשים של ספקים שדורשים התאמה ומספקים דשבורד תפעולי ודיווח תקופתי על ביצועי התהליך, נפחי עיבוד ורמת דיוק החילוץ.
תוצאות תפעוליות מניתוח מסמכי רכש בעזרת AI
- קיצור זמן עיבוד הצעת מחיר מ-20-30 דקות לפחות מ-2 דקות לכל מסמך.
- הפחתה של למעלה מ-80% בהזנות הידניות לתוך מערכות ERP ומאגרי ספקים.
- השוואת ספקים מבוססת נתונים מלאים, במקום השוואה חלקית על בסיס שדות שנבחרו ידנית.
- יכולת לטפל בנפח מסמכי רכש גבוה פי 3-5 ללא הגדלת כוח אדם במחלקת הרכש.
- תיעוד מלא של כל הצעה שהתקבלה ושל הנתונים שחולצו ממנה לצורכי ביקורת וציות.
מה כלול בשירות השוטף
- ניטור רציף של תהליכי חילוץ המידע, כולל התראות אוטומטיות על מסמכים שלא עובדו כהלכה.
- תחזוקה שוטפת של מנגנון החילוץ בעת הופעת פורמטים חדשים של ספקים או שינויים במסמכים.
- דשבורד תפעולי המציג בזמן אמת את נפח המסמכים שעובדו, שיעור הצלחה ומצב השילוב עם מערכות הניהול.
- דיווח תקופתי על ביצועי הפתרון, מגמות בנפח הרכש ואיכות הנתונים המחולצים.
שאלות נפוצות
האם הפתרון עובד עם הצעות מחיר שמגיעות כ-PDF סרוק ולא כטקסט?
כן. הפתרון מטפל גם במסמכים סרוקים וגם במסמכים דיגיטליים. מסמכים סרוקים עוברים עיבוד תמונה לחילוץ טקסט לפני שלב ניתוח הנתונים. רמת הדיוק תלויה באיכות הסריקה, ובמהלך ההטמעה אנו מגדירים סף איכות ותהליך חריגים לטיפול במסמכים בעלי קריאות נמוכה.
כמה זמן לוקח להטמיע את הפתרון עד להשקה?
בדרך כלל בין 6 ל-10 שבועות ממועד הפגישה הראשונה ועד לשלב ההשקה. משך הזמן תלוי במספר סוגי המסמכים שיש לטפל בהם ובמורכבות השילוב עם מערכות הניהול הקיימות בארגון.
מה כלול בשירות השוטף לאחר ההשקה?
לאחר ההשקה אנו מפעילים את הפתרון עבורכם כשירות מלא: ניטור שוטף של תהליכי החילוץ, טיפול בחריגות, התאמת המנגנון כאשר ספקים משנים את פורמט המסמכים שלהם, דשבורד תפעולי ודיווח תקופתי. אתם מקבלים תוצאות תפעוליות, ולא אחריות על תחזוקת מערכת.
מה קורה אם ספק שולח הצעת מחיר בפורמט שהמערכת לא מזהה?
המערכת מסמנת אוטומטית מסמכים שלא עובדו בהצלחה ומעבירה אותם לתור טיפול. אנו מקבלים התראה ומטפלים בהרחבת מנגנון החילוץ לתמיכה בפורמט החדש. תהליך זה הוא חלק מהשירות השוטף ואינו מצריך פנייה נפרדת מצד הארגון.
רוצים להפסיק לעבד הצעות מחיר ידנית?
בשיחה ראשונית של כ-30 דקות נבין את נפח מסמכי הרכש שלכם, את הפורמטים הרלוונטיים ואת מערכות הניהול שאיתן הפתרון יצטרך לעבוד. בסיום השיחה תקבלו הערכה ראשונית של היקף ההטמעה.
שירותים נוספים בניתוח מסמכים
תרחישי שימוש נבחרים
בארגונים רבים קבלת הזמנה ועדכון כל המערכות הרלוונטיות דורשת מגע ידני מרובה, מה שמאט את התהליך ויוצר טעויות. אנו מתכננים ומפעילים מערכת אוטומציה שמנהלת את כל שלבי עיבוד ההזמנה מקצה לקצה, ומחוברת למערכות הניהול הקיימות בארגון.
אוטומציה לתהליכים תפעולייםמחלקות שירות לקוחות בארגונים מתמודדות עם כמויות גדולות של פניות נכנסות, ניתוב ידני בין נציגים, ומעקב לא עקבי אחר סטטוס טיפול. אנו מתכננים, בונים ומפעילים תהליך אוטומטי שמנהל את שלבי הפניות מקצה לקצה כולל ניטור שוטף ודיווח תפעולי.
אוטומציה למחלקות בארגוןארגונים רבים נכשלים בהטמעת אוטומציה לא בגלל הטכנולוגיה, אלא בגלל שמיפוי התהליכים נעשה בצורה חלקית או דילגו עליו לחלוטין. אנו מבצעים מיפוי מובנה של תהליכי הארגון, מזהים את ההזדמנויות בעלות הערך הגבוה ביותר ומתכננים את סדר הפעולות לפני כל שלב ביצוע.
תכנון והטמעת אוטומציה בארגוןבארגונים רבים מערכות האוטומציה פועלות ללא ניטור שוטף, ותקלות מתגלות רק לאחר שנגרם נזק תפעולי של ממש. אנו בונים ומפעילים שכבת ניטור מבנית המחוברת לתהליכי האוטומציה שלכם, ומספקים תמונת מצב תפעולית שוטפת לצוות הניהול.
ניהול ובקרת מערכות אוטומציהמחלקות שירות לקוחות בארגונים מתמודדות עם נפח פניות גבוה, זמני תגובה ארוכים ועומס על נציגים בנושאים שחוזרים על עצמם. אנו מתכננים, בונים ומפעילים סוכן AI שמטפל בפניות נכנסות על פי לוגיקה תפעולית מוגדרת, ומאפשר לצוות להתמקד בנושאים המורכבים.
סוכני AI לתהליכים ארגונייםכאשר הידע הארגוני מפוזר על פני עשרות מערכות, תיקיות, מסמכי נהלים, חוזים ומצגות, עובדים מבזבזים זמן רב בחיפוש אחר מידע שכבר קיים בארגון. אנו בונים ומפעילים צ'אטבוט ארגוני שמחובר ישירות למאגרי המסמכים הפנימיים ומספק תשובות מדויקות עם הפניה למקור.
מערכות ידע וחיפוש ארגוניות