הטמעת דרישות GDPR בארגונים
הטמעת מנגנוני ניהול ובקרה למידע אישי מקצה לקצה, כולל דיווח שוטף לעמידה בדרישות
ארגונים רבים מודעים לדרישות GDPR אך מתקשים לתרגם אותן לבקרות טכניות פועלות בתוך מערכות המידע הקיימות. אנו מטמיעים מערכת בקרות ומפעילים אותה באופן שוטף המאפשר לנהל את הציות באופן מסודר ומקצועי.
Microsoft Azure
Amazon Web Services
Google Cloud
IBM Cloud
Oracle Cloud- גמישות מלאה באפשרויות התקנה, איננו שותפים מסחריים של ספקי תוכנה
למי מתאים הפתרון
הפתרון מתאים לארגונים שבהם:
- מסמכי מדיניות GDPR קיימים אך אין להם ביטוי טכני במערכות המידע הפועלות.
- הגורם המשפטי עצר פרויקט AI או דיגיטציה בגלל העדר בקרות הגנת מידע מוכחות.
- הצוות מטפל בבקשות מידע של נושאי נתונים באופן ידני ועתיר עבודה.
- אין תיעוד אוטומטי של מי ניגש לאיזה מידע אישי ומתי.
- הארגון פועל עם לקוחות שהם אזרחי האיחוד האירופי.
כיצד מיושמות דרישות GDPR כבקרות טכניות פועלות
הפתרון ממפה את זרימת המידע האישי בין מערכות הארגון ומתרגם כל דרישת GDPR רלוונטית לבקרה טכנית ברת-בדיקה. זה כולל הגדרת מחזור חיים לנתונים אישיים עם כללי מחיקה ושמירה אוטומטיים, הטמעת מנגנוני ניהול הסכמה המחוברים למערכות ה-CRM וה-ERP הקיימות, ויצירת יומן ביקורת אוטומטי של פעולות עיבוד.
בנוסף, מוגדרת זרימת עבודה אוטומטית לטיפול בבקשות SAR ובקשות מחיקה תוך עמידה במגבלת הזמן הרגולטורית. לאחר ההשקה, אנו מפעילים ומנטרים את הבקרות באופן שוטף ומדווחים על כל חריגה לפני שהיא הופכת לחשיפה.
מתחברים למערכות שכבר קיימות בארגון
הפתרונות שלנו כוללים אינטגרציה למערכות הנפוצות בשוק, וגם לכל מערכת נוספת לפי הצורך
שלבי הפרויקט
-
שלב 1 - מיפוי זרימת מידע אישי וניתוח פערים
ממפים את כלל מאגרי המידע האישי בארגון, זרימתם בין המערכות, ומטרת העיבוד של כל מאגר. מזהים את הפערים בין דרישות GDPR לבין הבקרות הקיימות ומגדירים את רשימת הבקרות הנדרשות לפי סדר עדיפות.
-
שלב 2 - עיצוב ארכיטקטורת הבקרות הטכניות
מתכננים את מנגנוני ניהול ההסכמה, המחיקה, הגבלת הגישה ויומן הביקורת בהתאמה למערכות המידע הקיימות בארגון. מוגדרים גם תהליכי ה-SAR וכללי שמירת מידע לפי סוג נתון ומטרת עיבוד.
-
שלב 3 - הטמעה, בדיקות וחיבור למערכות קיימות
מטמיעים את הבקרות ומחברים אותן למערכות ה-CRM, ה-ERP ומאגרי הנתונים הארגוניים. מבצעים בדיקות קצה לקצה לוידוא שכל בקרה פועלת לפי הכוונה ושיומן הביקורת מתעד את הפעולות כנדרש.
-
שלב 4 - ניהול שוטף ודיווח
לאחר ההשקה אנו מנטרים את פעולת הבקרות באופן שוטף, מטפלים בחריגות ועדכוני תצורה הנובעים משינויים בתהליכים העסקיים, ומספקים דשבורד תפעולי ודיווח תקופתי על מצב הציות לדרישות GDPR.
תוצאות עסקיות של יישום טכני של דרישות GDPR
- בקשות SAR מטופלות באופן יעיל ותוך זמן קצר.
- יומן ביקורת אוטומטי המכסה את פעולות הגישה למידע אישי ומאפשר הוכחת ציות בכל רגע.
- זמן הטיפול הידני בבקשות מחיקה ועיון מצטמצם ב-80% לפחות.
- הגורם המשפטי מקבל דוח ציות תקופתי מבוסס נתונים ולא תיאורים מילוליים.
- פרויקטים חדשים עוברים אישור משפטי מהיר יותר כיוון שתשתית הגנת המידע כבר מתועדת ומוכחת.
מה כלול בשירות השוטף
- ניטור שוטף של פעולת בקרות GDPR ואיתור חריגות בזמן אמת לפני שהן הופכות לאירוע.
- תחזוקה ועדכון הבקרות בעקבות שינויים בתהליכים עסקיים, במערכות המידע או בפרשנות הרגולטורית.
- דשבורד תפעולי המציג את מצב הציות, היקף הגישה למידע אישי ופעילות בקשות SAR בזמן אמת.
- דיווח תקופתי מובנה לגורם המשפטי, ל-DPO ולהנהלה הכולל נתוני ביצוע ותיעוד פעולות עיבוד.
שאלות נפוצות
-
כמה זמן לוקח יישום טכני של דרישות GDPR בארגון?
תלוי בהיקף מאגרי המידע ובמורכבות מערכות המידע הקיימות. בדר״כ שלב ההטמעה נמשך בין 8 ל-14 שבועות. מיפוי הפערים הראשוני מתבצע בשבועות הראשונים ומאפשר לתעדף את הבקרות הקריטיות לפי סיכון.
-
האם הפתרון מתחבר למערכות CRM ו-ERP קיימות בארגון?
כן. הבקרות הטכניות מתוכננות כך שיפעלו בתוך מערכות המידע הקיימות בארגון ולא כמערכת נפרדת. ניהול ההסכמה, בקרות הגישה ויומן הביקורת מחוברים ישירות למקורות הנתונים הפעילים, כך שאין צורך בהעתקת מידע ידנית בין מערכות.
-
מה קורה אם הרגולציה מתעדכנת לאחר שהפתרון כבר פועל?
זו אחת הסיבות שהמעורבות שלנו היא שוטפת ולא חד-פעמית. כאשר חלה שינוי בפרשנות הרגולטורית או בהנחיות הרשות להגנת הפרטיות, אנו בוחנים את ההשפעה על הבקרות הפועלות ומבצעים את ההתאמות הנדרשות. הארגון מקבל על כך עדכון בדוח התקופתי.
-
מה כלול בשירות השוטף לאחר השקת הפתרון?
השירות השוטף כולל ניטור רציף של פעולת הבקרות, טיפול בחריגות, עדכוני תצורה בעקבות שינויים ארגוניים, גישה לדשבורד תפעולי בזמן אמת ודוחות תקופתיים לגורמים המשפטיים וההנהלה. הלקוח לא נדרש לנהל את הבקרות בעצמו.
רוצים לדעת אילו בקרות GDPR כדאי להטמיע בארגון?
בשיחת עבודה ראשונית נבחן את מצב יישום דרישות GDPR בארגונכם, נזהה את הפערים הקריטיים ונציג את מתווה הפתרון.
שירותים נוספים בפרטיות והגנת נתונים
תרחישי שימוש נבחרים
בארגונים רבים קבלת הזמנה ועדכון כל המערכות הרלוונטיות דורשת מגע ידני מרובה, מה שמאט את התהליך ויוצר טעויות. אנו מתכננים ומפעילים מערכת אוטומציה שמנהלת את כל שלבי עיבוד ההזמנה מקצה לקצה, ומחוברת למערכות הניהול הקיימות בארגון.
אוטומציה לתהליכים תפעולייםמחלקות שירות לקוחות בארגונים מתמודדות עם כמויות גדולות של פניות נכנסות, ניתוב ידני בין נציגים, ומעקב לא עקבי אחר סטטוס טיפול. אנו מתכננים, בונים ומפעילים תהליך אוטומטי שמנהל את שלבי הפניות מקצה לקצה כולל ניטור שוטף ודיווח תפעולי.
אוטומציה למחלקות בארגוןארגונים רבים נכשלים בהטמעת אוטומציה לא בגלל הטכנולוגיה, אלא בגלל שמיפוי התהליכים נעשה בצורה חלקית או דילגו עליו לחלוטין. אנו מבצעים מיפוי מובנה של תהליכי הארגון, מזהים את ההזדמנויות בעלות הערך הגבוה ביותר ומתכננים את סדר הפעולות לפני כל שלב ביצוע.
תכנון והטמעת אוטומציה בארגוןבארגונים רבים מערכות האוטומציה פועלות ללא ניטור שוטף, ותקלות מתגלות רק לאחר שנגרם נזק תפעולי של ממש. אנו בונים ומפעילים שכבת ניטור מבנית המחוברת לתהליכי האוטומציה שלכם, ומספקים תמונת מצב תפעולית שוטפת לצוות הניהול.
ניהול ובקרת מערכות אוטומציהמחלקות שירות לקוחות בארגונים מתמודדות עם נפח פניות גבוה, זמני תגובה ארוכים ועומס על נציגים בנושאים שחוזרים על עצמם. אנו מתכננים, בונים ומפעילים סוכן AI שמטפל בפניות נכנסות על פי לוגיקה תפעולית מוגדרת, ומאפשר לצוות להתמקד בנושאים המורכבים.
סוכני AI לתהליכים ארגונייםכאשר הידע הארגוני מפוזר על פני עשרות מערכות, תיקיות, מסמכי נהלים, חוזים ומצגות, עובדים מבזבזים זמן רב בחיפוש אחר מידע שכבר קיים בארגון. אנו בונים ומפעילים צ'אטבוט ארגוני שמחובר ישירות למאגרי המסמכים הפנימיים ומספק תשובות מדויקות עם הפניה למקור.
מערכות ידע וחיפוש ארגוניות