אוטומציה פיננסית לארגונים
תהליכים פיננסיים שפועלים בצורה עקבית, מדידה ומבוקרת ללא תלות בעבודה ידנית
בארגונים רבים תהליכים פיננסיים כגון קליטת חשבוניות, אישורי תשלום והתאמות חשבונאיות נשענים על עבודה ידנית שחשופה לטעויות ומאטה את סגירת התקופה. אנו בונים מערכת אוטומציה פיננסית שמחברת בין מערכות החשבונאות, ה-ERP וסביבות הניהול הקיימות, ומפעילים אותה עבורכם באופן שוטף.
Microsoft Azure
Amazon Web Services
Google Cloud
IBM Cloud
Oracle Cloud- גמישות מלאה באפשרויות התקנה, איננו שותפים מסחריים של ספקי תוכנה
למי מתאים הפתרון
הפתרון מתאים לארגונים שבהם:
- מחלקת הכספים עובדת עם ERP קיים אך מנהלת תהליכי אישור בדוא"ל או בגיליונות.
- נפח החשבוניות החודשי עולה על 200 מסמכים וצוות הכספים מוצף בעבודת קלט.
- סגירת חודש נמשכת יותר מ-3 ימי עבודה בשל תהליכי התאמה ידניים.
- קיימת חשיפה לשגיאות בתשלומים לספקים עקב נתוני כפל או עדכון שגוי.
- ה-CFO או מנהל הכספים מבקש נראות טובה יותר על מצב התזרים בזמן אמת.
כיצד עובדת אוטומציה פיננסית בפועל
הפתרון בונה שכבת תפעול אוטומטית מעל המערכות הפיננסיות הקיימות בארגון. חשבוניות נקלטות ממקורות שונים, מידע מחולץ ומאומת אל מול נתוני ספקים, והמסמך מנותב לתהליך האישור המתאים בהתאם לכללי הארגון. לאחר אישור, הנתונים מועברים אוטומטית למערכת החשבונאות ולממשק התשלומים. כל שלב בתהליך מתועד, ניתן לביקורת ומוצג בדשבורד ניהולי. הפתרון מתחבר למערכות ה-ERP ומערכות הרכש הקיימות בארגון ללא צורך בהחלפתן.
מתחברים למערכות שכבר קיימות בארגון
הפתרונות שלנו כוללים אינטגרציה למערכות הנפוצות בשוק, וגם לכל מערכת נוספת לפי הצורך
שלבי הבנייה וההפעלה
-
שלב 1 - מיפוי תהליכים ולוגיקה עסקית
אנו ממפים את תהליכי הכספים הקיימים: מסלולי אישור, סוגי מסמכים, כללי חריגה וממשקים למערכות. בשלב זה נקבעים תנאי ההפעלה, מבנה הנתונים ונקודות השילוב עם המערכות הקיימות.
-
שלב 2 - בנייה ואינטגרציה למערכות קיימות
אנו בונים את תהליכי האוטומציה ומחברים אותם למערכות ה-ERP וממשקי הרכש. כל חיבור נבדק מול נתוני ייצור אמיתיים לפני המעבר להפקה.
-
שלב 3 - הרצה מבוקרת וכיוון עדין
הפתרון מופעל תחילה במקביל לתהליך הידני כדי לאמת דיוק ולזהות מקרי קצה. לאחר אימות מלא, מתבצע מעבר מלא לפעולה אוטומטית.
-
שלב 4 - ניהול שוטף ודיווח
לאחר ההשקה אנו מנטרים את הפתרון באופן שוטף, מטפלים בחריגות ומספקים דשבורד תפעולי המציג נפח עיבוד, שיעורי אישור ועיכובים בזמן אמת, לצד דיווח תקופתי על ביצועי התהליך הפיננסי.
תוצאות תפעוליות מאוטומציה פיננסית
- קיצור משמעותי של דוחות סגירת החודש בזכות תהליכי התאמה שמתבצעים אוטומטית.
- צמצום שגיאות קלט לספקים לפחות בתהליך ידני.
- קליטה ועיבוד של חשבוניות תוך דקות במקום שעות עד ימים.
- שקיפות מלאה על סטטוס כל חשבונית ותשלום בכל רגע נתון דרך דשבורד ניהולי.
- שחרור זמן ניהולי של הצוות הפיננסי לעבודת ניתוח במקום עבודת קלט.
מה כלול בשירות השוטף
- ניטור רציף של תהליכי הקליטה, האישור והתשלום עם התראות אוטומטיות על חריגות.
- תחזוקה ועדכון הפתרון בעת שינויים בממשקי המערכות הפיננסיות או בכללי העסק.
- דשבורד תפעולי המציג נפח עיבוד, שיעורי הצלחה, חשבוניות תקועות ומדדי ביצוע.
- דיווח תקופתי שמסכם את ביצועי תהליך הכספים ומזהה הזדמנויות לשיפור נוסף.
שאלות נפוצות
-
האם אוטומציה פיננסית עובדת עם פריוריטי או SAP?
הפתרון מתוכנן לעבוד מעל המערכות הקיימות בארגון, לרבות מערכות ERP נפוצות. בשלב המיפוי אנו בוחנים את ממשקי המערכת הספציפית ובונים את החיבורים בהתאם. לא נדרשת החלפה של המערכות הקיימות.
-
כמה זמן לוקח להטמיע אוטומציה לחשבוניות ותשלומים?
בארגון ממוצע עם תהליכים מוגדרים, שלב הבנייה וההטמעה נמשך בין 6 ל-10 שבועות. הציר הקריטי הוא זמינות גישה לממשקי המערכות הקיימות ומעורבות של נציג מחלקת הכספים בשלב המיפוי.
-
מה כלול בשירות השוטף לאחר ההטמעה?
לאחר ההשקה אנו ממשיכים להפעיל ולנטר את הפתרון. הכוונה היא ניטור יומיומי, טיפול בחריגות, עדכונים בעת שינויים בממשקים, דשבורד תפעולי ודיווח חודשי. הארגון רוכש תוצאה תפעולית — לא רישיון תוכנה.
-
מה קורה אם ספק שולח חשבונית בפורמט לא סטנדרטי?
הפתרון כולל מנגנון לטיפול במקרי קצה: חשבוניות שלא עברו עיבוד אוטומטי מסומנות ומנותבות לבדיקה ידנית עם פרטי הסיבה. במסגרת השירות השוטף אנו עוקבים אחר מקרים חוזרים ומרחיבים את כיסוי הפורמטים בהתאם.
מוכנים להכניס אוטומציה לתהליכים הפיננסיים בארגונכם?
בשיחת הכירות קצרה נבין את תהליכי הכספים הקיימים אצלכם בארגון, נזהה את נקודות הכאב העיקריות ונציג גישה ריאלית לאוטומציה שמתאימה לסביבת העבודה שלכם. ללא התחייבות.
שירותים נוספים בלפי מחלקות
תרחישי שימוש נבחרים
בארגונים רבים קבלת הזמנה ועדכון כל המערכות הרלוונטיות דורשת מגע ידני מרובה, מה שמאט את התהליך ויוצר טעויות. אנו מתכננים ומפעילים מערכת אוטומציה שמנהלת את כל שלבי עיבוד ההזמנה מקצה לקצה, ומחוברת למערכות הניהול הקיימות בארגון.
אוטומציה לתהליכים תפעולייםארגונים רבים נכשלים בהטמעת אוטומציה לא בגלל הטכנולוגיה, אלא בגלל שמיפוי התהליכים נעשה בצורה חלקית או דילגו עליו לחלוטין. אנו מבצעים מיפוי מובנה של תהליכי הארגון, מזהים את ההזדמנויות בעלות הערך הגבוה ביותר ומתכננים את סדר הפעולות לפני כל שלב ביצוע.
תכנון והטמעת אוטומציה בארגוןבארגונים רבים מערכות האוטומציה פועלות ללא ניטור שוטף, ותקלות מתגלות רק לאחר שנגרם נזק תפעולי של ממש. אנו בונים ומפעילים שכבת ניטור מבנית המחוברת לתהליכי האוטומציה שלכם, ומספקים תמונת מצב תפעולית שוטפת לצוות הניהול.
ניהול ובקרת מערכות אוטומציהבארגונים שמקבלים עשרות עד מאות חשבוניות ספקים בחודש, הקלט הידני לוקח זמן, מייצר טעויות ומאט את תהליכי האישור והתשלום. אנו בונים ומפעילים מערכת לעיבוד חשבוניות ספקים בעזרת AI שמחלצת נתונים, מאמתת אותם מול הזמנות הרכש ומעדכנת את המערכות הפיננסיות הקיימות ללא מגע יד אדם בתהליך הרגיל.
ניתוח מסמכים בעזרת AIארגונים רבים מתקשים להתחיל עם AI, בגלל חוסר בהירות בתהליך השלם עד להפעלה מלאה ובחישוב ערך צפוי. תהליך המיפוי מספק תמונה מלאה ומבוססת של הזדמנויות ה-AI בארגון, עם סדרי עדיפויות ברורים ותוכנית עבודה ישימה.
הטמעת בינה מלאכותית בארגוניםכאשר ההנהלה תלויה בדוחות אקסל שמגיעים פעם בשבוע, החלטות מתקבלות על בסיס נתונים ישנים ולעתים סותרים בין מחלקות. אנו בונים דשבורד ניהולי מותאם לארגון שלכם, מחברים אותו למקורות הנתונים הקיימים, ומפעילים אותו לאורך זמן כדי שהמידע יהיה תמיד זמין, עדכני ומהימן.
BI ובניית דשבורדים בהתאמה לארגון