אוטומציה למשאבי אנוש וקליטת עובדים

• ארגונים עם נפח גיוס עובדים גבוה שמערב תהליך קליטה רב-שלבי.
• תהליך קליטה שכולל יותר משלושה גורמים פנימיים ואין לו נקודת ניהול אחת.
• צוות HR שמנהל מעקב אחר טפסים ומסמכים בגיליון אקסל או בתיבת דואר.
• ארגון שחווה תקלות חוזרות בקליטה עקב קושי בניהול ושליטה בתהליך.
• מנהל HR או COO שרוצה נראות מלאה על סטטוס כל עובד חדש בכל שלב של התהליך.

מערכת אוטומציה שמנהלת את תהליך ה-HR מרגע החתימה על חוזה ועד לסיום תקופת הניסיון. המערכת מתממשקת למערכות הקיימות בארגון: מערכת גיוס, מערכת נוכחות ושכר, מערכת IT לניהול גישות, וכלי תקשורת פנים-ארגוניים.

בכל שלב בתהליך המערכת מפעילה את הפעולה הרלוונטית באופן אוטומטי: שליחת טפסי קליטה לעובד, הפעלת בקשת ציוד ל-IT, שליחת הודעה למנהל הישיר, ומעקב אחר אישורים. כל שלב שלא הושלם בזמן מייצר התראה אוטומטית לגורם האחראי. התהליך כולו מתועד ונצפה דרך דשבורד ניהולי.

• שלב 1 - מיפוי תהליכי HR הקיימים

  אנו מנתחים את תהליך הגיוס, הקליטה וניהול מחזור חיי העובד כפי שהוא פועל כיום. מזהים את נקודות העיכוב, פערי התיעוד ואת הממשקים בין המערכות הרלוונטיות בארגון.

• שלב 2 - תכנון לוגיקת תהליך ובנייה

  מבוססים על המיפוי, אנו מגדירים את שלבי התהליך האוטומטי, כולל תנאים, מסלולים חלופיים וטיפול בחריגות. לאחר אישור הארכיטקטורה, אנו בונים את מערכת האוטומציה ומחברים אותה למערכות הקיימות.

• שלב 3 - הטמעה, בדיקות והשקה

  מריצים את הפתרון על תרחישי קליטה אמיתיים לצד תהליך קיים, מוודאים שכל חיבור בין מערכות פועל כנדרש ומתקנים חריגות לפני השקה מלאה. מדריכים את צוות ה-HR על הדשבורד ועל אופן קבלת ההתראות.

• שלב 4 - ניהול שוטף ודיווח

  לאחר ההשקה אנו מנטרים את הפתרון באופן שוטף, מטפלים בחריגות ומספקים דשבורד תפעולי ודיווח תקופתי על ביצועי תהליך הקליטה, שיעורי השלמה לפי שלב, ועיכובים חוזרים.

• זמן קליטה פעיל של עובד חדש מתקצר באופן משמעותי.
• למעלה מ-80% מהפעולות הידניות החוזרות בתהליך הקליטה מבוצעות אוטומטית ללא מעורבות HR.
• עובדים חדשים מקבלים גישה למערכות הליבה הנדרשת לתפקידם כבר ביום הראשון.
• נראות מלאה בזמן אמת על כל עובד בתהליך קליטה, כולל שלבים פתוחים ואחראים לכל שלב.
• צוות HR מפחית את הזמן המוקדש לתיאומים ומעקב ידני בכ-60%, ומפנה זמן לפעילות בעלת ערך גבוה יותר.

• ניטור רציף של תהליכי הקליטה האוטומטיים וטיפול בשגיאות או עיכובים שמזוהים במערכת.
• תחזוקה שוטפת של חיבורים בין המערכות והתאמות לשינויים בתהליך HR הארגוני.
• דשבורד תפעולי המציג סטטוס עובדים בתהליך קליטה, שיעורי השלמה ונקודות עיכוב.
• דיווח תקופתי על ביצועי התהליך, כולל מדדי זמן, שלבים תקועים וסטיות מהלוגיקה המוגדרת.