עוזר AI פנימי לעובדים המפחית עומס ומעלה פרודוקטיביות
מענה מיידי לשאלות ובקשות פנים-ארגוניות, מיקוד הצוות בליבת העבודה
עובדים מבזבזים שעות בשבוע על חיפוש מידע, שליחת בקשות שגרתיות ומתן מענה לשאלות חוזרות שמגיעות מקולגות. עוזר AI פנימי מטפל בשאלות אלו באופן מיידי, מתממשק למערכות הארגון ומפנה את צוות ה-HR, ה-IT ושאר הגורמים הפנימיים לטפל במה שמצריך שיקול דעת אנושי.
Microsoft Azure
Amazon Web Services
Google Cloud
IBM Cloud
Oracle Cloud- גמישות מלאה באפשרויות התקנה, איננו שותפים מסחריים של ספקי תוכנה
למי מתאים הפתרון
הפתרון מתאים לארגונים שבהם עומס הפניות הפנימיות השגרתיות מכביד על יכולת הצוות לתפקד ביעילות.
- ארגונים בצמיחה שבהם ה-HR או ה-IT מקבלים עשרות/מאות פניות שגרתיות חוזרות בשבוע.
- חברות שבהן מידע ארגוני מפוזר בין מספר מערכות ומסמכים ואין נקודת גישה אחידה לעובדים.
- ארגונים שהשיקו פורטל ידע לעובדים אך גילו שהם עדיין פונים ישירות לאנשים במקום לחפש מידע בעצמם.
- צוותי IT או HR שמרגישים שהם משמשים כ'שירות מידע' על חשבון עבודה אסטרטגית.
- ארגונים עם תהליכי בקשות פנימיות ידניים כגון אישור ציוד, הגשת דוחות הוצאות ובקשות חופשה.
כיצד עובד עוזר AI פנימי לעובדים
הפתרון הוא סוכן AI המוטמע בערוצי התקשורת הפנימיים הקיימים של הארגון, כך שעובדים פונים אליו בדיוק כפי שהם פונים לקולגה. הסוכן מחובר למאגרי המידע הארגוניים, מסמכי המדיניות, מערכות ה-HR וה-IT, ומסוגל לענות על שאלות, לבצע פעולות שגרתיות ולנתב בקשות מורכבות לגורם המתאים.
הסוכן יודע להבחין בין שאלה שיכול לטפל בה בעצמו לבין מצב שדורש התערבות אנושית, ובהתאם מעביר את הפנייה עם ההקשר המלא. הארכיטקטורה מבטיחה שהמידע שהסוכן ניגש אליו תמיד מעודכן, ושכל פעולה מתועדת במערכות הניהול הקיימות.
מתחברים למערכות שכבר קיימות בארגון
הפתרונות שלנו כוללים אינטגרציה למערכות הנפוצות בשוק, וגם לכל מערכת נוספת לפי הצורך
תהליך הבנייה, ההטמעה והתפעול
שלב 1 - מיפוי פניות ומקורות מידע
ממפים את סוגי הפניות הפנימיות השכיחות בארגון ואת מקורות המידע הרלוונטיים לכל אחת מהן. בשלב זה מגדירים את גבולות הסמכות של הסוכן ואת הכללים לניתוב פניות שדורשות טיפול אנושי.
שלב 2 - בניית הסוכן וחיבור מקורות המידע
בונים את הסוכן ומחברים אותו למאגרי המידע הארגוניים, מערכות ה-HR, ה-IT ומסמכי המדיניות הרלוונטיים. מגדירים את לוגיקת הטיפול בפניות, כולל תהליכי אישור ועדכון מערכות קיימות.
שלב 3 - הטמעה, בדיקות וכיוון
מטמיעים את הסוכן בערוצי התקשורת הפנימיים הקיימים ומריצים פיילוט עם קבוצת עובדים. לאחר ניתוח ביצועים ראשוני מבצעים כיוון לתשובות, לוגיקת ניתוב ורמת הרשאות לפני פריסה מלאה.
שלב 4 - ניהול שוטף ודיווח
לאחר ההשקה אנו מנטרים את הסוכן באופן שוטף, מזהים שאלות שלא טופלו כראוי ומעדכנים את בסיס הידע בהתאם לשינויים בארגון. הלקוח מקבל דשבורד תפעולי עם נתוני ביצועים בזמן אמת ודיווח תקופתי על היקף הפניות, שיעורי הטיפול ומגמות.
תוצאות תפעוליות של עוזר AI פנימי לעובדים
- קיצור זמן המענה לשאלות פנימיות שגרתיות מימים ושעות לשניות / דקות בודדות.
- הפחתה של 60% עד 75% בהיקף הפניות הידניות החוזרות שמגיעות ל-HR ול-IT.
- עובדים מקבלים מענה עצמאי לשאלות תפעוליות ללא תלות בזמינות גורם פנימי.
- כל פנייה שמועברת לטיפול אנושי מגיעה עם ההקשר המלא שמקצר ומייעל את הטיפול.
- מידע ארגוני מעודכן נגיש לכל עובד בכל עת, ללא צורך בחיפוש ידני בין מסמכים ומערכות.
מה כלול בשירות השוטף
- ניטור שוטף של ביצועי הסוכן, כולל זיהוי פניות שלא טופלו כראוי ועדכון תגובות בהתאם.
- תחזוקה ועדכון בסיס הידע של הסוכן בעקבות שינויים במדיניות, בתהליכים או במבנה הארגוני.
- דשבורד תפעולי בזמן אמת הכולל נפח פניות, שיעורי טיפול עצמאי ונושאים חוזרים.
- דיווח תקופתי על ביצועי הסוכן, מגמות בפניות פנימיות והמלצות לשיפור הכיסוי.
שאלות נפוצות על עוזר AI פנימי לעובדים
-
כמה זמן לוקח להטמיע עוזר AI פנימי בארגון?
טווח ההטמעה הוא בדרך כלל 6-10 שבועות, בהתאם לכמות המערכות שיש לחבר ולמורכבות תהליכי הבקשות הפנימיים. פיילוט ראשוני עם קבוצת עובדים מוגבלת ניתן לבצע תוך ארבעה שבועות. הפריסה המלאה מתבצעת לאחר כיוון המבוסס על ביצועי הפיילוט.
-
האם הסוכן יכול לגשת למערכת ה-HR הקיימת שלנו?
כן. הסוכן מוגדר לעבוד עם מערכות ה-HR, ה-IT ומאגרי המידע שהארגון כבר משתמש בהם. בשלב המיפוי מגדירים לאילו מקורות הסוכן ניגש, באיזו רמת הרשאה, ואילו פעולות הוא רשאי לבצע לעומת אילו הוא מנתב לטיפול אנושי.
-
מה קורה כשהסוכן לא יודע לענות על שאלה?
כאשר הסוכן מזהה שאלה שאינה בתחום הידע שלו, הוא מנתב את הפנייה לגורם הפנימי המתאים יחד עם ההקשר המלא של השיחה. במקביל, פניות שלא טופלו כראוי מתועדות ומנותחות במסגרת הניטור השוטף, ובסיס הידע של הסוכן מתעדכן בהתאם.
-
מה כלול בשירות השוטף לאחר ההשקה?
לאחר הפריסה אנו ממשיכים לנטר את הסוכן, לעדכן את בסיס הידע בהתאם לשינויים ארגוניים ולטפל בחריגות. הלקוח מקבל דשבורד תפעולי עם נתונים בזמן אמת ודיווח תקופתי. לא מדובר בפרויקט חד-פעמי אלא בפתרון שאנו מפעילים ומתחזקים לאורך כל תקופת ההתקשרות.
רוצים לבדוק האם עוזר AI פנימי מתאים לארגון שלכם?
בשיחת היכרות קצרה נבין את פרופיל הפניות הפנימיות בארגונכם ונעריך האם הפתרון מתאים למצב הקיים. בסיום תקבלו תמונה ברורה של מה ניתן לטפל בו אוטומטית ומה נדרש להישאר בידי אנשים.
שירותים נוספים בסוכני AI
תרחישי שימוש נבחרים
בארגונים רבים קבלת הזמנה ועדכון כל המערכות הרלוונטיות דורשת מגע ידני מרובה, מה שמאט את התהליך ויוצר טעויות. אנו מתכננים ומפעילים מערכת אוטומציה שמנהלת את כל שלבי עיבוד ההזמנה מקצה לקצה, ומחוברת למערכות הניהול הקיימות בארגון.
אוטומציה לתהליכים תפעולייםמחלקות שירות לקוחות בארגונים מתמודדות עם כמויות גדולות של פניות נכנסות, ניתוב ידני בין נציגים, ומעקב לא עקבי אחר סטטוס טיפול. אנו מתכננים, בונים ומפעילים תהליך אוטומטי שמנהל את שלבי הפניות מקצה לקצה כולל ניטור שוטף ודיווח תפעולי.
אוטומציה למחלקות בארגוןארגונים רבים נכשלים בהטמעת אוטומציה לא בגלל הטכנולוגיה, אלא בגלל שמיפוי התהליכים נעשה בצורה חלקית או דילגו עליו לחלוטין. אנו מבצעים מיפוי מובנה של תהליכי הארגון, מזהים את ההזדמנויות בעלות הערך הגבוה ביותר ומתכננים את סדר הפעולות לפני כל שלב ביצוע.
תכנון והטמעת אוטומציה בארגוןבארגונים רבים מערכות האוטומציה פועלות ללא ניטור שוטף, ותקלות מתגלות רק לאחר שנגרם נזק תפעולי של ממש. אנו בונים ומפעילים שכבת ניטור מבנית המחוברת לתהליכי האוטומציה שלכם, ומספקים תמונת מצב תפעולית שוטפת לצוות הניהול.
ניהול ובקרת מערכות אוטומציהכאשר הידע הארגוני מפוזר על פני עשרות מערכות, תיקיות, מסמכי נהלים, חוזים ומצגות, עובדים מבזבזים זמן רב בחיפוש אחר מידע שכבר קיים בארגון. אנו בונים ומפעילים צ'אטבוט ארגוני שמחובר ישירות למאגרי המסמכים הפנימיים ומספק תשובות מדויקות עם הפניה למקור.
מערכות ידע וחיפוש ארגוניותבארגונים שמקבלים עשרות עד מאות חשבוניות ספקים בחודש, הקלט הידני לוקח זמן, מייצר טעויות ומאט את תהליכי האישור והתשלום. אנו בונים ומפעילים מערכת לעיבוד חשבוניות ספקים בעזרת AI שמחלצת נתונים, מאמתת אותם מול הזמנות הרכש ומעדכנת את המערכות הפיננסיות הקיימות ללא מגע יד אדם בתהליך הרגיל.
ניתוח מסמכים בעזרת AI