אוטומציה להפקת חשבוניות ומעקב תשלומים

• מתגלה פיגור קבוע בגבייה שנובע מתהליך חשבוניות ידני.
• הארגון מוציא נפח גבוה של חשבוניות בחודש ומנהל אותן בצורה חלקית ידנית.
• נתוני ההזמנות, החיוב והגבייה מפוזרים בין מספר מערכות ללא סנכרון אוטומטי.
• צוות הכספים מבזבז שעות רבות בשבוע על בדיקות, תיקונים ומעקב ידני אחר תשלומים.
• הנהלה בכירה זקוקה לנראות מיידית על חשבוניות פתוחות ותשלומים עתידיים.

הפתרון מחבר בין מערכת ניהול ההזמנות, מערכת הנהלת החשבונות ומערכת ניהול הלקוחות לכדי תהליך אחוד ואוטומטי. ברגע שהזמנה מאושרת, המערכת מפיקה חשבונית בהתאם לפרמטרים המוגדרים, שולחת אותה ללקוח בערוץ המתאים ומתעדת אותה בכל מערכות הניהול הרלוונטיות.

לאחר מכן, המערכת עוקבת אחר מועדי פירעון ומפעילה התראות ותזכורות לפי לוגיקה מוגדרת מראש. כל אירוע כגון שליחה, צפייה, תשלום חלקי או פיגור מתועד ומעודכן בזמן אמת. הפתרון מתאים לארגונים הפועלים עם מגוון סוגי חיוב: תשלום חד-פעמי, מנויים תקופתיים ואבני דרך לפי פרויקט.

• שלב 1 - מיפוי תהליך החיוב הקיים

  אנו מתחילים במיפוי מדויק של תהליך החשבוניות הנוכחי: מערכות מידע מעורבות, סוגי עסקאות, כללי החיוב, ערוצי שליחה ומועדי פירעון. בשלב זה מזוהים נקודות הכשל שגורמות לעיכובים ולטעויות.

• שלב 2 - תכנון לוגיקת האוטומציה ואינטגרציות

  על בסיס המיפוי, אנו מגדירים את כללי הפקת החשבונית, לוגיקת מעקב התשלומים ומנגנוני ההתראה. מתכננים את האינטגרציות הנדרשות עם מערכות הנהלת החשבונות, ה-ERP וה-CRM הקיימים בארגון.

• שלב 3 - בנייה, בדיקות והשקה

  בונים את מערכת האוטומציה ומריצים סדרת בדיקות על תרחישי עסקה אמיתיים לפני המעבר לייצור. ההשקה נעשית בצורה מבוקרת תוך ליווי מלא של הצוות הפיננסי.

• שלב 4 - ניהול שוטף ודיווח

  לאחר ההשקה, אנו מנטרים את המערכת באופן שוטף, מטפלים בחריגות כגון כשלי שליחה, שגיאות אינטגרציה או עדכוני מבנה נתונים, ומספקים דשבורד תפעולי ודיווח תקופתי על ביצועי תהליך החיוב.

• קיצור של ימים במחזור הגבייה בעקבות שליחה מיידית ותזכורות אוטומטיות.
• הפחתת שגיאות הזנה ידניות בחשבוניות בשיעור של מעל 90 אחוז.
• חיסכון משמעותי בשעות עבודה לצוות הכספים על מעקב ידני ותיקונים.
• נראות מלאה בזמן אמת על חשבוניות פתוחות, פיגורים וצפי תזרים קרוב.
• הפחתת חיכוך מול לקוחות בשל דיוק גבוה יותר בפרטי החשבונית ותזמון מדויק של פניות.

• ניטור רציף של תהליכי הפקת החשבוניות ושליחתן, כולל זיהוי כשלים בזמן אמת וטיפול מיידי.
• תחזוקה שוטפת של האינטגרציות עם מערכות הנהלת החשבונות וה-ERP בעקבות עדכונים או שינויי מבנה.
• דשבורד תפעולי המציג חשבוניות פתוחות, סטטוס תשלומים, פיגורים וצפי גבייה לתקופה הקרובה.
• דיווח תקופתי על ביצועי תהליך החיוב: זמני מחזור, שיעורי שגיאה, ותשלומים שנגבו מאוחר.