אוטומציה לתהליכי אישורים בארגון

• ארגון עם נפח גבוה של בקשות אישור מנוהלות מדי שבוע.
• מחלקת רכש, פיננסים או משאבי אנוש שבה בקשות נופלות בין הכיסאות מחוסר מנגנון מעקב.
• CTO או COO שרוצה נראות בזמן אמת על סטטוס אישורים מבלי לרדוף אחרי מנהלים.
• ארגון שיש לו תהליכי אישור רב-שלביים הדורשים מספר חתימות לפי היררכיה מוגדרת.
• חברה שעברה צמיחה מהירה ותהליכי האישור הידניים לא מותאמים לנפח הפעילות הנוכחי.

הפתרון מגדיר זרימות אישור מובנות לפי סוג הבקשה, סכום, מחלקה, או כל פרמטר תפעולי שרלוונטי לארגון. כל בקשה נכנסת למסלול ניתוב אוטומטי שמגיעה לגורם המאשר הנכון, כולל תזכורות אוטומטיות לפי לוח זמנים מוגדר.

 אם האישור לא ניתן בזמן, המערכת מפעילה הסלמה אוטומטית לדרג מעלה. כל האישורים מתועדים בזמן אמת ומחוברים למערכות הניהול הקיימות בארגון, כגון מערכת ה-ERP, מערכת הרכש, או מערכת ניהול הלקוחות. לאחר ההשקה, אנו מפעילים את הפתרון ומנטרים אותו באופן שוטף, כך שהצוות מנהל אישורים ולא מנהל מערכת.

• שלב 1 - מיפוי תהליכי האישור הקיימים

  אנו מתעדים את כל סוגי הבקשות, מסלולי האישור, ודרישות ההסלמה הקיימות בארגון. בשלב זה מזהים את צווארי הבקבוק, הסטיות מהתהליך המוגדר, וכל חריגה שהמערכת תצטרך לטפל בה.

• שלב 2 - תכנון לוגיקת הניתוב ותנאי ההסלמה

  מגדירים את כללי הניתוב לכל סוג בקשה, לוחות הזמנים לתזכורות, ותרחישי הסלמה לפי היררכיה ארגונית. מתכננים את ממשקי החיבור למערכות הניהול הקיימות לצורך עדכון אוטומטי של נתונים.

• שלב 3 - בנייה, בדיקות והשקה

  בונים את מנגנון האוטומציה ומחברים אותו למערכות הארגון. מבצעים בדיקות מקיפות של כל מסלולי האישור כולל תרחישי קצה, ולאחר אישור מנהלי מבצעים השקה מבוקרת לסביבת הייצור.

• שלב 4 - ניהול שוטף ודיווח

  לאחר ההשקה אנו מנטרים את הפתרון באופן שוטף, מטפלים בחריגות ומספקים דשבורד תפעולי המציג בזמן אמת את נפח הבקשות, זמני אישור ממוצעים, ושיעור הסלמות. מספקים דיווח תקופתי על ביצועי התהליך.

• קיצור זמן מחזור אישור ממוצע ביותר מ-60%.
• אפס בקשות שנופלות בין הכיסאות, כל בקשה פתוחה מקבלת תזכורת ומסלול הסלמה מוגדר.
• נראות מלאה בזמן אמת על סטטוס כל הבקשות הפתוחות ללא צורך בבדיקה ידנית.
• הפחתה של כ-80% בתקשורת הידנית סביב מעקב ותזכורות לאישורים.
• תיעוד מלא ומבוקר של כל ההחלטות לצורכי ביקורת פנימית ועמידה בדרישות רגולטוריות.

• ניטור רציף של מסלולי האישור וזיהוי חריגות בזמן אמת, כולל התראות על בקשות תקועות.
• תחזוקה שוטפת ועדכוני לוגיקה בעת שינויים בהיררכיה הארגונית, סוגי בקשות או כללי ניתוב.
• דשבורד תפעולי המציג נפח בקשות, זמני מחזור, שיעורי אישור ומגמות לאורך זמן.
• דיווח תקופתי למנהל הרלוונטי הכולל ניתוח ביצועי התהליך והמלצות לשיפור.