אוטומציה לתהליכי גבייה מלקוחות

• ארגון עם נפח לקוחות וכמות חשבוניות פתוחות גבוה מדי חודש.
• צוות כספים שמבלה שעות על מעקב ידני אחר חובות ושליחת תזכורות תשלום.
• חריגות בתנאי אשראי שמתגלות באיחור בגלל היעדר מנגנון ניטור שוטף.
• מידע על סטטוס גבייה המפוזר בין מערכת החשבונות, ה-CRM ותיבות הדואר.
• הנהלה שאינה יכולה לקבל תמונה עדכנית של חובות פתוחים ותחזית תקבולים.

הפתרון מתחבר למערכת הנהלת החשבונות ולמערכות הלקוח הקיימות בארגון, ומנהל את תהליך הגבייה לפי לוגיקה תפעולית מוגדרת. ברגע שחשבונית עוברת את מועד הפירעון, המערכת מפעילה סדרת פעולות  אוטומטית ללקוח בקצב, בטון ובאמצעי התקשורת שנקבעו מראש.

כל פנייה ותגובה מתועדות, מצב כל חוב מתעדכן בזמן אמת. כאשר הגבייה מתקדמת ומגיעה לשלבים מורכבים יותר כגון שליחה לגורם משפטי או הקפאת אשראי, המערכת מתייגת את המקרה והוא מועבר לטיפול אנושי יחד עם כל הפרטים הרלוונטיים. הפתרון פועל ממסך ניהול אחד המציג את מצב כלל החובות, לוחות הזמנים ותחזית התקבולים הצפויים.

• שלב 1 - מיפוי תהליך הגבייה הקיים

  אנו לומדים את תנאי האשראי, שלבי הפנייה ללקוח ומבנה החריגות בארגון. המיפוי כולל את מערכות המידע הקיימות ואת נקודות הממשק שבהן הגבייה תלויה בפעולה ידנית.

• שלב 2 - בניית לוגיקת הגבייה וחיבור המערכות

  אנו בונים את מנגנון האוטומציה לפי הלוגיקה שמוגדרת בארגון: מתי לשלוח תזכורת, באיזה ערוץ, ומה קורה אם אין מענה. הפתרון מתממשק למערכת הנהלת החשבונות ולמערכות הלקוח הרלוונטיות.

• שלב 3 - הרצת פיילוט ואישור לפני השקה מלאה

  לפני ההשקה המלאה אנו מריצים את הפתרון על קבוצת לקוחות מייצגת ומוודאים שהלוגיקה, התיעוד והאינטגרציות פועלים כנדרש. שינויים ותיקוני הגדרות מבוצעים בשלב זה.

• שלב 4 - ניהול שוטף ודיווח

  לאחר ההשקה אנו מנטרים את פעולת מערכת הגבייה באופן שוטף, מטפלים בחריגות ומספקים דשבורד תפעולי המציג בזמן אמת את מצב החובות, תדירות הפניות ושיעורי הגבייה. דיווח תקופתי מסכם את ביצועי התהליך ומסמן נקודות לשיפור.

• קיצור מחזור הגבייה בממוצע ב-30% עד 40% לאחר שלושה חודשי הפעלה.
• פנייה ראשונה ללקוח שחרג מתנאי האשראי מתבצעת תוך 24 שעות, לא נדרשת המתנה לפניות בצוות.
• הפחתה של כ-70% בשעות עבודה ידניות הקשורות למעקב, שליחת תזכורות ורישום תגובות.
• שיפור ניכר בעקביות הפנייה ללקוח: כל לקוח מקבל את אותה רמת מעקב, ללא תלות בעומס הצוות.
• נראות מלאה ובזמן אמת של כלל החובות הפתוחים, עם תחזית תקבולים שבועית ומשולבת בדשבורד.

• ניטור יומי של פעולת מנגנון הגבייה וזיהוי חריגות בתהליך, כגון פנייה שלא נשלחה או עדכון שלא התבצע.
• תחזוקה שוטפת של לוגיקת הגבייה בהתאם לשינויים בתנאי האשראי, במבנה הלקוחות או בתהליכים הפנימיים.
• דשבורד תפעולי בזמן אמת המציג חובות פתוחים לפי שלב גבייה, ולקוח לשימוש הצוות הפיננסי וההנהלה.
• דיווח תקופתי על ביצועי הגבייה: שיעורי הצלחה, זמני מחזור, עומס פניות ומקרים שהועברו לטיפול ידני.