אוטומציה לתהליכי רכש בארגון
תהליך רכש אוטומטי - מהזמנה ועד אישור חשבונית בלי עבודה ידנית מיותרת
בארגונים רבים תהליך הרכש תלוי בתיאומים ידניים בין גורמים שונים, מה שיוצר עיכובים, טעויות ובעיות מעקב. אנו בונים ומפעילים מערכת אוטומציה שמנהלת את שלבי תהליך הרכש מקצה לקצה ומאפשרת לצוות להתמקד בעבודה שדורשת שיקול דעת.
Microsoft Azure
Amazon Web Services
Google Cloud
IBM Cloud
Oracle Cloud- גמישות מלאה באפשרויות התקנה, איננו שותפים מסחריים של ספקי תוכנה
למי מתאים הפתרון
הפתרון מתאים לארגונים שבהם:
- מחלקת הרכש מעבדת כמות רבה או מורכבת של הזמנות ורוב העבודה מתבצעת ע״י הזנה ותיאום ידני.
- תהליך האישור על הזמנות מערב שלושה גורמים או יותר ומתנהל דרך מייל, ווצפ, אקסל וכו..
- חשבוניות ספקים מושוות להזמנות באופן ידני וגורמות לעיכובים בתשלום.
- אין נראות בזמן אמת על סטטוס הזמנות פתוחות ויתרות תקציב מחלקתיות.
- ארגונים שמשתמשים במערכת ERP או מערכת פיננסית קיימת.
כיצד עובדת אוטומציה לתהליכי רכש בארגון
הפתרון מחבר בין מערכות הניהול הקיימות בארגון, מערכת ה-ERP, מערכת הפיננסית וממשקי הרכש לתהליך עבודה מובנה ואוטומטי. כשמתקבלת בקשת רכש, המערכת מפעילה את נתיב האישור המתאים לפי כללים מוגדרים: סכום, מחלקה, קטגוריית הספק.
לאחר אישור, הזמנת הרכש נוצרת ומועברת לספק ללא התערבות ידנית. כשמגיעה חשבונית, המערכת מבצעת התאמה אוטומטית לעומת ההזמנה ולעומת אישור הקבלה, ומגדירה מה מעובר לתשלום ומה זקוק לבירור. כל שלב מתועד ומזין את מערכות הניהול הקיימות כך שהנתונים עדכניים בכל נקודת זמן ואין צורך בהזנה כפולה.
מתחברים למערכות שכבר קיימות בארגון
הפתרונות שלנו כוללים אינטגרציה למערכות הנפוצות בשוק, וגם לכל מערכת נוספת לפי הצורך
שלבי הבנייה וההפעלה
-
שלב 1 - מיפוי תהליך הרכש ודרישות האישורים
אנו מתעדים את שלבי תהליך הרכש הקיים: סוגי הזמנות, כללי האישור, גורמי הרשאה ומבנה הספקים. בשלב זה נקבע גם מבנה ממשקי הנתונים מול המערכות הקיימות בארגון.
-
שלב 2 - בנייה והגדרת לוגיקת האוטומציה
אנו בונים את תהליכי האוטומציה לפי הלוגיקה שהוגדרה: כולל נתיבי אישור, יצירת מסמכי הזמנה, שיגור לספקים וקליטת חשבוניות. הפתרון נבנה כך שיתממשק לנתונים הקיימים בארגון ללא שינוי תשתית.
-
שלב 3 - בדיקות, הטמעה והדרכה
לפני ההשקה הפתרון עובר סדרת בדיקות על תרחישים אמיתיים מתוך נתוני הארגון. אנו מלווים את הצוות בהדרכה ומבטיחים שהמעבר להפעלה שוטפת מתבצע בצורה מבוקרת.
-
שלב 4 - ניהול שוטף ודיווח
לאחר ההשקה אנו מנטרים את הפתרון באופן שוטף, מטפלים בחריגות כגון הזמנות שנתקעו, ומספקים דשבורד תפעולי ודיווח תקופתי על ביצועי תהליך הרכש כולל נפח הזמנות, זמני אישור ושיעורי התאמת חשבוניות.
תוצאות תפעוליות של אוטומציה לתהליכי רכש
- קיצור זמן עיבוד הזמנת רכש מימים לשעות בודדות.
- הפחתה של למעלה מ-80% בהזנות נתונים ידניות לאורך תהליך הרכש.
- שיעור התאמת חשבוניות אוטומטי של 90% ומעלה ללא מגע אנושי בהזמנות תקינות.
- נראות מלאה בזמן אמת על כל הזמנה פתוחה, סטטוס אישור ויתרת תקציב.
- צמצום עיכובי תשלום לספקים כתוצאה מתהליך קבלה ואישור חשבוניות מהיר יותר.
מה כלול בשירות השוטף
- ניטור רציף של תהליכי הרכש, זיהוי הזמנות תקועות, חריגות אישור ושגיאות התאמת חשבוניות.
- תחזוקה ועדכון הלוגיקה בעקבות שינויים בתהליכי הרכש, ספקים חדשים או כללי אישור מעודכנים.
- דשבורד תפעולי הכולל נראות שוטפת על נפח הזמנות, זמני אישור, שיעורי התאמה ומדדי ביצוע.
- דיווח תקופתי: סיכום כמותי של פעילות הרכש, חריגות שטופלו ושיפורים שבוצעו בתקופה.
שאלות נפוצות על אוטומציה לתהליכי רכש
-
האם אוטומציה לתהליכי רכש עובדת עם מערכת ה-ERP הקיימת שלנו?
הפתרון מתוכנן להתממשק למערכות ניהול קיימות ללא צורך בהחלפתן. בשלב המיפוי נבחן את מבנה הנתונים ואת ממשקי המערכת הקיימים ונקבע את שיטת החיבור המתאימה. הפתרון יכול לעבוד בצמוד למערכות ERP ופיננסיות ממגוון יצרנים.
-
כמה זמן לוקח להטמיע אוטומציה לתהליך הרכש?
משך ההטמעה תלוי במורכבות תהליכי הרכש ובמספר המערכות שיש לחבר. בפרויקטים טיפוסיים — בארגון עם תהליכי רכש מוגדרים ומערכות קיימות ניתן להגיע להשקה ראשונה בתוך שישה עד עשרה שבועות.
-
מה כלול בשירות השוטף לאחר ההשקה?
לאחר ההשקה אנו ממשיכים לנטר ולתחזק את הפתרון. הלקוח מקבל דשבורד תפעולי עם נראות בזמן אמת על תהליכי הרכש, ודיווח תקופתי הכולל מדדי ביצוע. כל שינוי בתהליך ספק חדש, כלל אישור מעודכן מטופל על ידינו ללא עומס על הצוות הפנימי.
-
מה קורה אם חשבונית ספק לא עוברת התאמה אוטומטית?
חשבוניות שלא עוברות התאמה מלאה מסומנות אוטומטית ומועברות לטיפול ידני ממוקד. הצוות רואה בדיוק מה הפער, בין אם מדובר בסכום, כמות או מידע חסר ויכול לטפל רק בחריגות. אנו עוקבים אחר דפוסי החריגות ומבצעים התאמות בלוגיקה כשמזהים בעיות חוזרות.
רוצים להבין איך אוטומציה יכולה לשנות את תהליך הרכש אצלכם?
בשיחת הכירות קצרה נמפה את תהליך הרכש הנוכחי, נזהה את נקודות החיכוך העיקריות ונסביר כיצד פתרון מנוהל יכול לפעול בתוך המערכות הקיימות בארגון.
שירותים נוספים בתהליכים תפעוליים
תרחישי שימוש נבחרים
מחלקות שירות לקוחות בארגונים מתמודדות עם כמויות גדולות של פניות נכנסות, ניתוב ידני בין נציגים, ומעקב לא עקבי אחר סטטוס טיפול. אנו מתכננים, בונים ומפעילים תהליך אוטומטי שמנהל את שלבי הפניות מקצה לקצה כולל ניטור שוטף ודיווח תפעולי.
אוטומציה למחלקות בארגוןארגונים רבים נכשלים בהטמעת אוטומציה לא בגלל הטכנולוגיה, אלא בגלל שמיפוי התהליכים נעשה בצורה חלקית או דילגו עליו לחלוטין. אנו מבצעים מיפוי מובנה של תהליכי הארגון, מזהים את ההזדמנויות בעלות הערך הגבוה ביותר ומתכננים את סדר הפעולות לפני כל שלב ביצוע.
תכנון והטמעת אוטומציה בארגוןבארגונים רבים מערכות האוטומציה פועלות ללא ניטור שוטף, ותקלות מתגלות רק לאחר שנגרם נזק תפעולי של ממש. אנו בונים ומפעילים שכבת ניטור מבנית המחוברת לתהליכי האוטומציה שלכם, ומספקים תמונת מצב תפעולית שוטפת לצוות הניהול.
ניהול ובקרת מערכות אוטומציהבארגונים שמקבלים עשרות עד מאות חשבוניות ספקים בחודש, הקלט הידני לוקח זמן, מייצר טעויות ומאט את תהליכי האישור והתשלום. אנו בונים ומפעילים מערכת לעיבוד חשבוניות ספקים בעזרת AI שמחלצת נתונים, מאמתת אותם מול הזמנות הרכש ומעדכנת את המערכות הפיננסיות הקיימות ללא מגע יד אדם בתהליך הרגיל.
ניתוח מסמכים בעזרת AIארגונים רבים מתקשים להתחיל עם AI, בגלל חוסר בהירות בתהליך השלם עד להפעלה מלאה ובחישוב ערך צפוי. תהליך המיפוי מספק תמונה מלאה ומבוססת של הזדמנויות ה-AI בארגון, עם סדרי עדיפויות ברורים ותוכנית עבודה ישימה.
הטמעת בינה מלאכותית בארגוניםכאשר ההנהלה תלויה בדוחות אקסל שמגיעים פעם בשבוע, החלטות מתקבלות על בסיס נתונים ישנים ולעתים סותרים בין מחלקות. אנו בונים דשבורד ניהולי מותאם לארגון שלכם, מחברים אותו למקורות הנתונים הקיימים, ומפעילים אותו לאורך זמן כדי שהמידע יהיה תמיד זמין, עדכני ומהימן.
BI ובניית דשבורדים בהתאמה לארגון